アポを取る9つのコツ｜電話・メールの基本の流れから断り文句の切り返しまで

 

アポが取れるかどうかは、実はトークの上手さよりも先に決まっている部分があります。

相手にとっての「得」を最初に言えているか、電話とメールそれぞれの型を守れているか、そして断られたあとにすぐ次の一手を用意できているか。この3つが揃っているチームは、淡々とアポを積み上げていきます。

この記事では、明日から実践できるアポを取る9つのコツ、電話・メールの基本の流れ、断り文句への切り返し方、組織としてアポ獲得を仕組み化する方法まで解説します。

 

アポを取るために今日から実践できる9つのコツ

営業のアポ取りがうまいチームを見ていると、才能やトーク力よりも、いくつかの型を淡々と守っているケースが多いです。ここでは、押さえておきたい9つのポイントを整理します。

①「ご紹介したい」ではなく、まず相手の得を言葉にする

 

最初に伝えるべきは、自社の魅力ではありません。相手が時間を割く理由です。

「貴社の〇〇という課題を、△△の方法で解決できます」まで踏み込んで初めて、相手は話を聞く価値があると感じやすくなります。

アポ取りでは、どうしても「新サービスをご紹介したく」「一度ご挨拶したく」と言いたくなります。しかし、それはあくまで売り手側の都合です。相手にとってどんなメリットがあるのかを、冒頭で具体的に伝えましょう。

②リード化した瞬間に、すぐ電話をかける

資料請求や問い合わせがあったあと、架電までの時間が空くほどアポ率は下がっていきます。

クラウドサーカスの自社データでは、資料請求後5分以内に架電を徹底したところ、アポ率は一般平均20％に対して41％まで伸びました。約2倍の差です。

相手が資料を請求した直後は、課題感や関心が高まっているタイミングです。このタイミングを逃さず連絡できるかどうかが、アポ獲得率を大きく左右します。

③展示会・セミナー参加者には当日中に電話する

展示会やセミナー参加者へのフォローも、スピードが重要です。翌日以降に回すと、相手の記憶や関心は薄れていきます。

クラウドサーカスの実測では、翌日以降のコネクト率が27.2％だったのに対し、当日中の架電では58.3％まで高まりました。担当者を増やすより先に、フォローのタイミングを見直す価値があります。

展示会やセミナーの直後は、相手も接点を覚えています。「先ほどのセミナーの件で」「本日ブースでお話しした件で」と伝えられるうちに、次の接点を作ることが大切です。

④1回で引かず、複数回接点を持つ

1回電話してつながらなかっただけで、見込みなしと判断するのは早すぎます。

架電1回目のコンタクト率は25％程度ですが、2回目は40％、3回目は50％、4回目で52％と積み上がっていきます。目安は「3回架電・2回メール」です。

もちろん、しつこく電話をかけ続けるという意味ではありません。電話とメールを組み合わせながら、相手に負担をかけない形で接点を重ねることが重要です。

⑤メールに反応があった相手には、すぐ電話する

メールをクリックした相手は、何らかの関心を持っている可能性があります。そのまま数日放置してしまうのは、単純な機会損失です。

メールをクリックした相手への架電は、アポ率7〜10％という高い水準が見込めます。メール配信後は、開封やクリックなどの行動データを確認し、反応があった相手から優先的に架電しましょう。

⑥電話では「なぜ・あなたに・いま」を先に言う

電話では、結論から話すのが基本です。ただし、実際に徹底できている人は多くありません。

大切なのは、「なぜ連絡したのか」「なぜあなたなのか」「なぜ今なのか」を先に伝えることです。そのうえで、「どうしてほしいか」まで一気に伝えると、相手が要件を理解しやすくなります。

例文 「同じ業界の企業様で、〇〇の見直しを進めるケースが増えておりまして、御社にも近い課題があるのではと思いご連絡しました。15分ほど情報交換のお時間をいただけないでしょうか」

⑦日程は相手に委ねない

「いつでも大丈夫です」と聞くのは一見親切ですが、実際には相手を迷わせ、断りやすくしているだけです。

日程調整では、こちらから候補を絞り込むことが重要です。「来週の平日でしたら、いつがお空きですか」や「火曜の午前か木曜の午後はいかがでしょうか」のように、相手が選ぶだけで済む形にしましょう。

⑧商談の所要時間を先に伝える

アポを打診するときは、商談にかかる時間を先に伝えましょう。

「30分ほどで説明できます」の一言があるかないかで、相手のスケジュール調整のハードルは変わります。特に初回接点では、時間の見通しが立たないだけで断られることがあります。

商談内容と所要時間をセットで伝えることで、相手は予定に組み込みやすくなります。

⑨アポ取りを兼任にしない

アポ取りを営業担当者の片手間業務にすると、どうしても優先順位が下がります。

クラウドサーカスの実測では、兼任と専任を比べると、コネクト率は24.7％対46.6％、アポ率は9.5％対20.7％という差が出ています。ここまで差が出ると、個人の頑張りだけでどうにかできる範囲を超えています。

アポ獲得を安定させたい場合は、専任担当や専任チームを置くことも検討しましょう。

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電話でアポを取る基本の流れ

電話でのアポ取りは、基本的に4つのステップで進みます。特別なことをする必要はなく、当たり前のことをやり切れるかどうかの勝負です。

ステップ1：事前準備

相手企業の事業内容を確認する 直近のプレスリリースやニュースを確認する 担当部署や担当者名をできる範囲で調べる 相手にとってのメリットを一言で言えるようにする

架電前に、相手企業の事業内容や直近の動き、担当部署くらいは調べておきます。これを飛ばして電話をかけると、相手からすれば「うちのことを何も知らない人からの売り込み」でしかありません。

事前準備の目的は、完璧に企業研究をすることではありません。冒頭の一言で「自社に関係がありそうだ」と感じてもらうための材料を集めることです。

ステップ2：電話をかける

電話をかける時間帯にも配慮が必要です。始業直後・昼休み明け・終業間際は避け、午前の中頃や午後の早い時間を狙うと、比較的話を聞いてもらいやすくなります。

また、受付担当者に用件を伝える場合は、長く説明しすぎないことが大切です。担当者に取り次いでもらうための用件を、短く自然に伝えましょう。

ステップ3：会話の流れを作る

自己紹介は手短に済ませます。結論から話すことを意識し、「なぜ・あなたに・いま」を伝えたら、間を置かずに「どうしてほしいか」、つまりアポの提案まで進めます。

自己紹介 連絡理由 相手にとってのメリット 簡単なヒアリング アポの打診

話が長くなるほど、相手は営業電話だと身構えやすくなります。まずは短く要件を伝え、相手の反応を見ながら会話を広げていきましょう。

ステップ4：締めくくり

アポが取れたら、日時と場所、オンライン商談であれば接続方法を必ず復唱します。

地味な作業ですが、この一手間を惜しむと、後になって「言った言わない」のトラブルに発展します。最後に、確認メールを送ることも伝えておくと安心です。

関連記事：アウトバウンドコールとは？インバウンドコールとの違いや成果を出すコツを解説

メールでアポを取る基本の流れとポイント

メールは、相手の都合のいいタイミングで読んでもらえる反面、開封も返信もされなければそれで終わりです。電話より一見ハードルは低く見えますが、設計の巧拙がそのまま結果に出ます。

件名は30文字以内・パーソナライズを意識する

件名は30文字を目安に、可能であれば宛先の姓を差し込みます。

クラウドサーカスの配信データでは、姓を差し込んだ件名の開封率は32.5％、差し込みなしは25.8％でした。この一手間だけでも、開封率に差が出ます。

件名例 「〇〇様｜新規開拓の改善事例について」 「〇〇様｜展示会後の営業フォローについて」 「〇〇様｜15分だけ情報交換のお願い」

本文は「強み→課題→証明」の3ステップで簡潔にする

メールを読む時間は限られています。1通に詰め込む用件は1つだけに絞りましょう。

本文は、自社の強み、相手の課題、その証明となる実績や事例の3ステップに整理すると、読み手に伝わりやすくなります。

強み：何を支援できる会社なのか 課題：相手が抱えていそうな課題は何か 証明：実績・事例・数値など、信頼できる根拠は何か

長文で丁寧に説明するよりも、相手が短時間で要点を理解できる構成にすることが大切です。

CTAはファーストビューと文末の2箇所に置く

アポの提案や日程候補は、メールの冒頭と文末の両方に置きます。

クラウドサーカスの実測では、ファーストビューにCTAを置いたことで、反応率が1.4％から3.2％まで伸びました。候補日程はこちらから複数提示し、相手は選ぶだけで済むようにしておきます。

メールでは、最後まで読まれない前提で設計することも重要です。冒頭で用件と次の行動がわかるようにしておくと、返信につながりやすくなります。

関連記事：メールマーケティングとは？基礎知識やメリット、実施方法5ステップから成功事例まで解説

断られた時の切り返し方

アポ取りでは、断られる方が普通です。大事なのは、断り文句を「会話終了の合図」ではなく「情報が足りていないサイン」として受け取り、次の一手に変えることです。

「忙しい」への返し方

「お忙しいところ失礼いたしました。30秒だけ要点をお伝えして、不要であればここで終わります」

忙しい相手に無理に食い下がると、印象が悪くなります。まずは相手の負担を下げる言い方に変えましょう。

「30秒だけ」と時間を区切ることで、相手は聞くかどうかを判断しやすくなります。

「興味ない」への返し方

「承知しました。差し支えなければ、〇〇の課題には今どのように対応されていますか」

「興味ない」と言われたあとに商品説明を重ねても、逆効果になることが多いです。

その場で売り込むのではなく、現状を聞く方向に切り替えましょう。相手の状況がわかれば、今後のフォローや提案の材料になります。

「検討中」への返し方

「ご検討中なのですね。今すぐのご判断でなくても構いませんので、検討の参考になる資料だけでもお送りしましょうか」

検討中の相手には、その場で即決を迫らないことが大切です。

資料送付や次回連絡の約束など、次の接点だけ確保しておきましょう。断られた直後の会話をどう畳むかより、その後のフォローを仕組みとして持てているかどうかが、アポ獲得率を左右します。

関連記事：営業のクロージングとは？基本の流れから成功のコツやテクニック、実施時の注意点までわかりやすく解説

なかなかアポが取れないと感じたら見直したいポイント

ここまでのコツを実践しても思うようにアポが取れない場合、原因は「取り方」ではなく別のところにあるかもしれません。

相手企業のリサーチ不足なのか、架電のタイミングなのか、そもそもリストの質なのか。原因は一つとは限りません。

相手企業の事業内容や課題を調べているか 架電のタイミングが遅れていないか 1回の架電で諦めていないか メールの反応を見て優先順位をつけているか そもそもリストの質が低くないか

弊社では、アポが取れない原因を8つに整理した「アポが取れない8つの原因と改善策」を別記事にまとめています。本記事が「どうすれば取れるか」という実践の話であるのに対し、あちらは「なぜ取れないか」という原因の切り分けに特化した内容です。

実践してもなかなか成果が伸びない場合は、両方に目を通していただくと、自社がどちら側の課題を抱えているか見えやすくなります。

関連記事：アポが取れない8つの原因と改善策

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組織としてアポ獲得を仕組み化する方法

個人のコツをいくら積み上げても、成果は属人化していきます。組織としてアポ獲得率を底上げするには、仕組みづくりが必要です。

専任担当・専任チームを置く

兼任か専任かで、コネクト率・アポ率に差が出ることは、9つのコツの中でも触れた通りです。

アポ取りを営業の「片手間業務」から外し、専任化することが、仕組み化の一番の近道です。架電を担当する人を固定すると、トークやリストの改善も進めやすくなります。

行動データを見て架電の優先順位をつける

Webサイトの閲覧履歴や、メールの開封・クリックといった行動データを蓄積しておくと、「今まさに関心が高まっている相手」から順にアプローチできます。

手当たり次第に架電するより、同じ工数でも結果は変わってきます。メールクリック、資料ダウンロード、料金ページ閲覧など、行動の重さに応じて優先順位を決めましょう。

リソース不足の場合はインサイドセールス代行も検討する

「専任を置きたいが、人が確保できない」「架電のノウハウが社内にない」という状況であれば、インサイドセールス代行という選択肢もあります。

外部に任せる場合は、単に架電件数を増やすだけでなく、ターゲット設計・トークスクリプト・架電後の改善まで支援してもらえるかを確認しましょう。

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専門家コメント

アポ獲得は、架電数やトークの上手さだけで決まるものではありません。誰に・いつ・どのような内容でアプローチするかを整えることで、成果は大きく変わります。

自力でのアポ獲得に限界を感じたら

ここまでの方法を実践しても、リソースが足りない、成果に再現性が出ない、ということはあります。その場合は、テレアポ代行・商談獲得代行という選択肢も検討してみてください。

特に、短期間で架電数を増やしたい場合や、社内に専任担当を置けない場合は、外部リソースを活用することで商談創出のスピードを上げやすくなります。

ただし、外部に任せる場合でも、自社のターゲットや商材理解を共有することは欠かせません。架電件数だけでなく、どのようなリストに、どのようなトークで、どのような基準でアポ化するのかをすり合わせておきましょう。

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よくある質問

Q1. アポ取りで最初に改善すべきことは何ですか？

まずは、相手にとっての得を最初に伝えられているかを見直しましょう。「ご紹介したい」「一度ご挨拶したい」ではなく、相手が時間を割く理由を一言で伝えることが大切です。

Q2. 電話とメールはどちらを優先すべきですか？

相手の温度感によって使い分けるのが基本です。資料請求や問い合わせ直後のように関心が高い相手には、できるだけ早く電話するのが効果的です。一方で、接点が薄い相手にはメールで情報提供し、開封やクリックの反応を見て架電する方法も有効です。

Q3. 何回くらいアプローチすべきですか？

目安は「3回架電・2回メール」です。1回電話してつながらなかっただけで見込みなしと判断せず、電話とメールを組み合わせて複数回接点を持ちましょう。

まとめ

アポを取るコツは、結局のところ「相手にとっての得を先に言う」「タイミングを逃さず複数回接点を持つ」「電話・メールそれぞれの型を守る」「断られても次の一手につなげる」「個人任せにせず仕組み化する」の5つに集約されます。

アポが取れる・取れないは、才能の差ではなく、この型を守れているかどうかの差です。今日から9つ全部を完璧にやる必要はありません。

まずは自分のチームが一番弱いところ、たとえばタイミングなのか、複数回の接点なのか、断られたあとの仕組みなのかを1つ選んで直してみてください。それだけでも、数字は動き始めます。

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