コラム

名刺管理を効率化！おすすめツール5選や管理方法、選定ポイントなどをまとめてご紹介

2024/06/12 （公開：2023/09/11）

名刺管理とは、保有している名刺を整理して、営業活動などに活用することです。「名刺が見つからない」と、必要なときにすぐ名刺が出てこなかったことはありませんか？名刺を引き出しの中に入れたままでは、ビジネスチャンスにつながりません。集めた名刺を効率的に管理して、営業アプローチに活用しましょう。

本記事では、名刺管理の方法やツール導入のメリット・デメリットなどをまとめてご紹介します。「名刺を効率よく管理したい」「管理の仕方がわからない」という方はぜひお役立てください。

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名刺管理とは

名刺管理とは、社内の保有名刺を一元管理することです。経営陣や営業は名刺が貯まりやすく、膨大な量の名刺を管理するのはたいへんな作業です。名刺管理サービスを提供するSansanが行ったアンケートによると、ビジネスで受け取る名刺の数は1人平均1,383枚で、50代になると平均2,284枚にもなるといいます。

さらに、名刺を探すために1人平均「週に4回」、「1回につき6分」の時間を使っており、「年間20.5時間」を名刺探しに費やしているという結果になりました。（参考：名刺に関する実態調査2015 Sansan株式会社）

適切な名刺管理ができていれば、名刺を探すために時間を割くことはありません。名刺管理は業務の効率化につながり、安定的な業績をあげるシステムづくりの第1歩にもなるでしょう。

名刺管理の方法

名刺管理の方法は「アナログ」と「デジタル」の2パターンに分けられます。

【アナログタイプ】

・名刺ホルダー

専用ホルダーに名刺を差し込んで収納する方法です。「回転式」「ファイル式」「バインダー式」などのタイプがあり、数が多い場合は机の上に置く「回転式名刺ホルダー」がよく利用されます。五十音順などに並べて、検索しやすい方法で保管されるのが一般的です。収納ポケットに名刺を差し込む「バインダー式名刺ホルダー」もよく活用されています。

・名刺ボックス

大量の名刺管理には、専用のボックスが重宝します。五十音順、企業別などのインデックスで、カテゴリーごとに分けて保管できるので、必要な名刺が簡単に見つけられます。

【デジタル】

・スプレッドシートやExcel

GoogleのスプレッドシートやExcelに名刺データを入力する方法は、普段使い慣れているツールを使うため、新たに操作を覚える必要がなく手軽です。完全無料で、カテゴリー分けも自分の好きなように設定できるので、比較的自由度が高いといえるでしょう。

ただし、基本的には手入力なので間違いや漏れなどの入力ミスが発生するかもしれません。メールアドレスを間違うと誤送信につながる恐れがあるなど、人為的なミスのリスクが高くなります。

気軽に利用できる反面、セキュリティ面にも心配が残り、社外でデータを閲覧する場合、紛失などの情報漏洩のリスクもあります。

・名刺スキャナ

名刺管理ツールや顧客管理ツールに付帯しているスキャナを利用して、名刺を読み込むタイプです。多くの名刺を一気にデータ化してリストにできるので、全社的に一元管理したい企業にぴったりです。最近では、スキャンの文字認識精度が高くなっていますが、精度が低い場合は手直しが必要になるのでその時間も考慮しましょう。

・スマホアプリ

近年は、名刺管理機能を搭載したアプリが多くリリースされています。アプリは、スマートフォンのカメラで名刺を読み取るだけで登録できる手軽さが魅力です。クラウドでデータ管理をするため、外出先でも知りたい名刺情報が確認可能。外回りの多い営業も自由に顧客情報が引き出せます。

・入力代行

名刺のデータ化とその管理を外注する方法です。名刺のスキャン・入力からシステムへのインポートまで対応し、不要な名刺の保管や溶解処理まで行ってくれます。

外注は入力精度が高く、専門業者にお願いすることで社員の業務負担を削減して、本来のコア業務に集中させられるのがメリットです。反対に、情報を外部に渡すため、情報漏洩のリスクが増える点はデメリットといえます。個人情報を外部に漏らさないためにも、セキュリティ体制を確認してから発注することが重要です。

名刺管理を成功させるためのポイント

アナログで管理する場合は、必要な名刺が簡単に見つけ出せるようカテゴリーごとに分類することが大切です。分類しやすい「五十音順」のほか、金融、物流などの「ジャンル別」や「業種別」、そのほか1か月、3か月ごとなどで区切って名刺交換をした順番で分類する「時系列順」もあります。

一方、デジタルの管理で重要なポイントは、運用ルールを決めて、データ化や名刺管理が効率よくできるよう設計することです。「どの部署が中心になって管理するのか」「名刺データをどう活用するのか」など社内で話し合い、自社に適した運用を導き出しましょう。運用ルールの社内共有も徹底し、名刺管理の体制を整えることが必要です。

名刺管理にはツールの導入がおすすめ

先述したSansanが行ったアンケートによると、「自分は名刺交換が多い」と感じる人の割合は、アナログ管理派で27.5％、デジタル管理派は44.4％となり、名刺交換が多い人ほど「デジタル管理」を選ぶ頻度が高いということがわかりました。大量の名刺を管理するには、「デジタル管理」が向いていると考える人が多いのかもしれません。

ただし、デジタル型はセキュリティ対策を万全することも忘れてはならないポイントです。例えば、Excelやスプレッドシートで管理する場合、簡単にファイル共有できるため、不正アクセスやデータ漏洩のリスクも高まります。

名刺管理を効率的に進めるには、名刺管理ツールの導入がおすすめです。名刺をスキャンするだけで簡単にデータ化でき、スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスからアクセス可能です。プライバシーマークの取得、通信の暗号化などを行っているツールなら、セキュリティ面も安心できます。

名刺管理ツール導入のメリット

名刺管理ツールの導入には、さまざまな効果が期待できます。ここからは、3つのメリットについて紹介します。

名刺情報の登録・検索を効率よく行える

スマートフォンのカメラで撮影するだけで名刺情報を登録できるので、その都度Excelに入力したり、ファイリングしたりする手間が省け、業務を効率化できます。登録したデータベース内の情報は、PCやスマホから検索できるため、必要な連絡先や情報を見つけるのも簡単です。手入力による打ち間違いも減らせます。

クライアント担当者の部署や役職などが変わっても、新しい名刺を登録すれば、「名寄せ機能」で最新情報に自動更新してくれるので、その都度修正する必要もありません。

一元管理して社内共有

貯まりがちな名刺もツールを使えば、簡単に一元管理ができます。アプリならスマートフォンさえあれば、社外からでもデータ化や閲覧が可能です。営業チーム内で名刺データを共有できるので、協力活動が容易になり、連携を強化できます。閲覧には、社内全体、部署、チームなど名刺情報のアクセス権限も設定でき、セキュリティ面も安心です。

従来のように、営業が個別で管理していると、属人化しやすく、名刺を受け取った担当者しかわからない情報が出てきてしまいます。名刺管理ツールを活用すれば、チーム内はもちろんのこと、他部署との共有も簡単にできます。

資産活用の土台ができる

名刺は営業個人のものではなく、企業の大切な資産です。名刺を入手することで顧客情報だけでなく、人脈や接点、その人の専門領域なども把握できます。数年後には、その顧客が企業の中心人物として重要なクライアント対象となるかもしれません。名刺情報をデータベース化して共有することで、人事異動の確認や決裁権の有無などもわかり、営業・マーケティング施策設計の土台となるでしょう。

名刺管理ツール導入のデメリット

名刺管理ツールを導入するデメリットとしては、コストがかかる点が挙げられます。無料のツールもたくさんありますが、チーム内で情報共有ができる法人向けの機能は、有料の場合が多いです。ランニングコストと導入のメリットを比較し、費用対効果を確認してから導入しましょう。

また大量の名刺を読み込む場合は、データ化するのに時間がかかります。1日にたくさんの名刺交換をする営業担当は、その分負担も多くなるでしょう。ツール管理の必要性を理解してもらい、精度の高い文字認証機能を選ぶなど、ストレスを軽減する工夫が大切です。

名刺管理ツールの主な機能

名刺管理ツールには多くの機能があります。ここでは、代表的な4つの機能について解説します。

名刺情報の読み取り

名刺管理ツールは、カメラやスキャナで紙の名刺を読み取ることができます。多くのツールには、OCR（光学的文字認識）が搭載されており、画像データの中から文字を読み取ってテキストデータに変換。スキャナを利用すれば、大量の名刺を一気に読み込めるので入力作業の負担を軽減できます。

名刺情報をデータベース化

名刺から取り込んだ情報は、名前、会社名、所在地、電話番号、メールアドレスなどに分類されてデータベースとして保管されます。「購入決定権者」「窓口担当者」などタグをカスタマイズできたり、相手の特徴など名刺情報にはない人物像なども記録できるので、誰が見てもひと目でわかるデータベースができあがります。

ツール導入前に利用していたCSVデータやExcelファイルなどをインポートして、社内の名刺情報を一元管理することも可能です。

マルチデバイスに対応

データをベンダーが運営するサーバーに置く「クラウド型」の名刺管理ツールは、インターネットを介して利用するので、スマートフォン、タブレット、PCなどマルチデバイスから名刺情報にアクセスできます。スマートフォンを使えば、外出先からでも登録できるので、名刺の入力漏れもありません。取引先で顧客情報を確認したいときでも、スマートフォンからその場でチェックできます。

名刺情報の検索

検索機能を使えば、会社名や所属部署名、名刺交換日など、必要な名刺情報を素早く検索可能です。顧客との商談前や打ち合わせ前など、あまり時間のないときでも顧客情報がすぐに確認できます。

名刺管理ツールを選ぶポイント

機能やコスト面、セキュリティ面など名刺管理ツールによって特徴は異なります。ここからは、選定する際のポイントについてご紹介します。

導入目的を確認して機能をチェック

まずは社内で名刺管理ツールの導入目的を明確にしましょう。名刺情報を一元管理して社内共有を強化したい場合は、名刺管理に特化したツールがおすすめです。営業やマーケティング活動と連携して商談までつなげたい場合は、他ツールとの連携機能が充実したものがよいでしょう。

高い文字認証機能を備えていたり、多言語に対応していたり、ツールによって機能はさまざまです。特化している機能に注目して、目的が達成できるようなツールを選定しましょう。

導入する形態を決める

名刺管理ツールは大きく2つの形態に分類できます。オンライン上のサーバーで提供される「クラウド型」と自社サーバーで運用する「オンプレミス型」です。

クラウド型は、インターネットがつながる場所で利用でき、さまざまなデバイスからアクセスできます。ベンダーがサーバーを運営しているためメンテナンスが不要で、アプリが用意されていることも多いため、利便性の高さから近年はクラウド型が広く普及しています。

オンプレミス型は、自社サーバーで情報管理できるセキュリティの安全性が大きな魅力です。カスタマイズやほかのシステムとの連携がしやすいのもメリットといえます。オンプレミス型には、サーバーで管理するタイプだけでなく、PCに直接インストールして利用する製品もあります。

料金を比較

料金体系は1ユーザーごとに月額料金を支払う「従量課金型」、法人ごとあるいは10ユーザーにつき1契約として月額料金が発生する「月額固定型」、ソフトを購入する「インストール型」に分けられます。

そのほか、入力内容によって料金が変動する「スキャン・入力代行」、ベンダーが用意する専用スキャナを月額10,000円程度でレンタルする場合もあります。

発生する費用はツールによって異なります。何枚くらい名刺を取り組むのか、何名体制で運用するのか、自社の活用方法にあわせて料金を比較し、コスト面も考慮しながら選定しましょう。

名刺管理ツールの料金相場は以下のとおりです。

従量課金型：月額660円〜3,000円程度（1ユーザーあたり）
月額固定型：月額2,000円〜50,000円程度
インストール型：初期費用100〜200万円程度
スキャン・入力代行：名刺1枚につき5項目15円〜20円程度

セキュリティ対策の確認

名刺には、多くの個人情報が記されているため、名刺情報が漏えいしてしまうと企業は一気に信頼を失ってしまいます。例えばクラウド型を選んだ場合、情報の持ち出し・紛失の心配はありませんが、インターネット上でデータ管理を行うため、不正アクセスなどのサイバー攻撃に注意が必要です。重大なトラブルを引き起こさないためにも、しっかりとセキュリティ対策をしているツールを選びましょう。

不正アクセスの防止、アクセスログの管理、通信の暗号化の有無、プライバシーマークを取得しているベンダーかなどを確認しておくと安心です。

直感的な操作性

名刺管理ツールは利用頻度が高く、多くの社員が使用するため直感的に操作できるものが理想です。操作がわかりにくいと、次第に使われなくなってしまうかもしれません。多機能すぎて使いこなせないというケースもあります。

操作性を確認するには、導入前に無料トライアルを体験してみるのが有効です。実際に利用してわかることはたくさんあります。多くの社員にふれてもらい、使用感をアンケートで聞いてみるのもおすすめです。

他サービスとの連携

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理管理）など、すでに社内で導入しているシステムと連携できるかどうかも、事前に確認しておきたい項目です。例えば、SFAと連携できれば、名刺データからリードを生成して追跡し、育成することで迅速に商談化へとつなげられます。

また、連携して営業チームやカスタマーサクセス部門など、さまざまなチームが同じ顧客情報にアクセスできるようになれば、顧客に対するより良いサービス提供や効果的なコミュニケーションも可能になるでしょう。

反対に他ツールと連携できないと、双方のツールを使って顧客情報を管理することになり、工数の増加、業務効率の低下につながります。

MAツールで一元管理する方法も

小規模、低コストで始めるならMAツールを導入する方法もあります。弊社のMAツール「BowNow」でも、名刺データをCSVで一括登録することが可能です。保有名刺をデータ化する方法は、以下のように有料・無料のサービスがあります。

・無料サービス
手間はかかるが無料でデータ化が可能。myBridge、Wantedly Peopleなど。

・有料サービス
名刺入力代行サービスを利用。5項目1枚15〜30円、8項目1枚25〜35円程度。

MAツールに名刺情報をインポートできれば、メール配信機能を活用してリストへの一斉送信や、特定の条件でグループ化して配信することが可能です。さらに、メルマガ配信の開封率やクリック率が高い見込み顧客の行動を追跡できるので、営業やマーケティング活動にも役立ちます。自社サイトへと誘導すれば、顧客のアクセス数やCVなどもわかり、そこから商談化が目指せるでしょう。

「BowNow」は、無料からご利用いただけるフリープランも用意しています。MAツールについて知りたい、どういうツールかわからないという方はぜひ1度試してみてください。

名刺管理ツールを使いこなすポイント

名刺管理ツールは情報を取り込んで、運用することではじめて成果につながります。最後にツールを使いこなすための3つのポイントをご紹介します。

運用ルールを統一

ツールを導入したら運用ルールを統一するため、最初に入力規則を決めましょう。入力する項目や文言の統一ができていないと、精度の高い検索ができません。検索でヒットしなければ知りたい情報に辿り着けずに、リストから漏れてしまう可能性があります。

運用ルールを統一することで、名刺データの整合性も確保されます。異なる方法で名刺を管理すると、データの不整合や重複が生じ、信頼性の低い情報が蓄積してしまいます。統一されたルールに従えば、データの品質が向上し、正確な情報が提供できるようになるでしょう。

そのほか、受け取った名刺はいつまでに入力するのか、期限を決めることも必要です。「3日以内に登録する」など、なるべく短い期間で設定すると登録漏れが防げます。

使い方の共有

運用ルールが決まったら、使い方を社内で共有してツールを全社的に浸透させることが重要です。定期的にツールの説明会を開催し、利用する社員がストレスなく使いこなせるようにしておけば、積極的に登録・活用してくれるでしょう。

効果的に活用するためには、運用の中心となる部署でユーザートレーニングを受けたり、ツールの使い方を継続的に学ぶことも大切です。

また、新しいチームメンバーや新入社員が加わった際にも、すぐに使い方をマスターできるよう操作マニュアルを作成しておきましょう。

段階的な導入

デジタル操作が苦手な社員や、アナログな名刺管理に慣れている人など、新しいシステムに反発する人も社内にはいるはずです。なかなか社員に浸透しない場合は、導入する部署を限定して、試験的な運用を続けましょう。成果が出れば、その評判が広まって自然に社員が受け入れてくれます。無理に導入を進めるのではなく、段階的に本格導入をすることが成功への近道です。

おわりに

名刺には、たくさんの貴重な情報が詰まっています。引き出しの中に入れたままではなく、適切に管理することで、将来のビジネス成果につながります。名刺管理を単なる名刺の収集や整理としてではなく、ビジネス戦略の一部として捉えて上手に活用していきましょう。

最近の名刺管理ツールは利便性がさらに高まり、スキャンを使えば登録が瞬時に完了し、アプリからどこにいても顧客情報が確認できるようになりました。MAツールやSFA、CRMなどのデジタルツールと連携させれば、名刺活用の場はさらに広がります。自社のニーズに適したツールを選んで、保有している名刺からビジネスチャンスを広げてみてください。

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