採用でのMAツールの活用方法|基礎からわかりやすく解説

「売り手市場」といわれるようになって久しく、どの企業も優秀な人材の採用には苦労されているのではないでしょうか？
近年では「採用マーケティング」という言葉も生まれ、採用においても、営業活動における新規顧客獲得と同様、「求職者と適切なコミュニケーションを取りながら内定まで追っていく必要がある」という認識が一般化しつつあります。

 

また、採用活動におけるデジタルの持つ役割も増大しています。求人情報の掲載・閲覧からエントリーシートや応募書類の送付、結果の通知まで、WebサイトやメールのほかSNS、採用に特化したツールも利用できるようになり、応募者・採用側とも就職・採用活用のすべてをオンラインで完結させることが可能になりました。

 

採用活動に利用できるデジタルツールの一つに、MA（マーケティングオートメーション）ツールがあります。
MAといえばリードナーチャリングをメインにマーケティング活動の効率化に寄与するツールですが、採用にどのように役立つのでしょうか？

 

本コラムでは、採用でのMAツール活用方法を具体的にご紹介いたします。

 

MAツール(マーケティングオートメーション)とは

MA（マーケティングオートメーション）ツールとは、マーケティングプロセスの中でも特に、顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化・自動化できるツールです。

 

インターネットの普及やデバイスの進化により、見込客と企業やブランド、商品・サービスとの接点は、デジタル上で増加しました。
また、見込客は、商品・サービスを認知してから実際に購入するまで、オフラインとオンラインを自由に行き来しながらさまざまなチャネルに触れ、購買フェーズを進んでいきます。

 

MA（マーケティングオートメーション）ツールを活用することで、こうした見込客の行動を追跡し、必要なタイミングで必要な情報を提供したり、適切にコミュニケーションを取り、購買へつなげることが可能になります。

MAツール(マーケティングオートメーション)が採用で使える理由

MAが採用で使えるのは、マーケティング活動と採用活動のフローが似ているためです。

 

マーケティング活動で見込客は、「製品・サービスの認知、製品・サービスへの興味・関心、詳細情報の検索、購入検討、購入」という流れをたどります。

 

一方、採用活動での求職者の行動も、「企業の認知、企業そのものや求人内容への興味、エントリー、説明会への参加、応募、筆記試験、面接、内定承諾、入社」と、似たような流れをたどります。

 

このため、MAツールの活用を少し応用するたけで、採用に使えるようになります。
MAで求職者の行動をログから分析し、求職者の疑問を解消したり興味を持つような情報を発信;することで、応募者数や内定承諾者数向上につなげることができるのです。

マーケティング活動と採用活動の類似点

マーケティング活動と採用活動の類似点マーケティング活動と採用活動のフローが似ていることは先述しましたが、どのような点が似ているのでしょうか？採用活動とMAツールの関係をより深く理解するため、双方の類似点についてみていきましょう。

①プロセスに沿った情報管理・解析

マーケティングや営業活動では、一般的に業務プロセスに沿って「リード獲得件数・架電数・商談数・案件化件数・受注件数」などの情報を取得しますが、採用プロセスにおいても同じように様々な情報を取得することが大切です。

以下の情報を取得して、採用に至るまでの過程を分解・可視化することで、問題点などが明らかになります。改善してより効率的な採用活動へとつなげるためには、MAツールが非常に有効なのです。

 

• ①応募件数
• ②一次面談件数
• ③二次面談件数
• ④最終面談件数
• ⑤内定数
• ⑥内定承諾件数

②適切なマーケティングが重要

マーケティング活動において、見込み顧客にアプローチして受注につなげるためには、良質なリードを獲得する必要があります。どのような媒体や経路を通してリードを獲得したかということが、商談化率や案件化率などに大きく影響を与えたとされているためです。

採用活動もマーケティング活動と同様、自社にマッチし、将来活躍する人材を採用するためには、採用要件により近い人材にアプローチする必要があります。MAツールを活用して「年齢・経歴・スキル」などのデータを元に媒体や手法を選定し、最適なアプローチを行うことで、自社の望む人物を採用できる確率は上がります。複数の媒体を利用する場合は、投資対効果の高い媒体を把握・選定することも大切になり、その点でもMAツールが役立ちます。

③最適なタイミングでの、継続的なアプローチが重要

マーケティング活動では、今すぐ受注に至らないケースが多くあります。その場合、アプローチするのに最適なタイミングを記録し、継続的に接点を持つことで受注へとつながる可能性が高まります。

採用活動においても、最初の段階では採用まで至らなくても、後から採用候補者になりうる場合があります。候補者の状況やニーズなどを記録・管理しておけば、採用ニーズが高まった際などに連絡を取ることで、採用に繋がるでしょう。

 

 

採用活動とMAツールの連携メリット

採用活動にMAツールを活用することで得られるメリットについて、より詳しく解説します。

 

①求職者の行動の可視化

MAツールを活用することで、求職者の行動を可視化することができます。また、そのデータをもとに効果検証を重ねればサイトの最適化へとつながります。具体的には、求職者がサイト内で「どのページを閲覧したか」「どれくらいの時間、ページを閲覧しているか」など、訪問回数や滞在時間、ページ読了率を含む詳細な情報や分析データを取得可能です。

行動を分析データやグラフなどで可視化することで、より正確な効果検証や改善策の立案へとつながり、最終的にはサイトの最適化を実現します。

②人材マッチングの精度向上

自社の要件によりマッチする人材を採用するためには、適切なアプローチが必要だということは先述しましたが、MAツールを活用することで、その精度を向上できるというメリットがあります。

日々膨大な量の採用情報を受け取る求職者に自社を見つけてもらうためには、最適なタイミングで、求職者にとって必要な情報を提供する取り組みが必要不可欠です。情報収集やデータ分析による情報の取捨選択、タイミング設定の自動化などのMAツールの機能を通してその取り組みを実現し、自社が求める人材のマッチングの最適化を行えるのです。自動化ができるため、業務効率化や作業の省力化にも寄与するという利点もあります。

③関係構築による人材獲得

その場で採用まで至らなくても、求職者と接点を持ち、継続的なコミュニケーションを通して良好な関係を築くことで、将来的に自社とマッチする有望な人材へと転換する可能性があります。そしてそれを実現できるのがMAツールです。

MAツールを通して求職者のステータスを把握し、最適な形、且つ最適なタイミングで必要なコミュニケーションを取ることで、有望な人材獲得の可能性は高まります。人材不足が叫ばれる中、1度でも接点を持った求職者と引き続きつながりを持っておくことは、採用活動において必須の施策です。

採用での活用方法

では、具体的にはどのようにMAツールを活用すれば、採用で成果が期待できるのでしょうか？ご紹介していきます。

まず、下準備として、エントリーのあった求職者の情報をMAに登録しておく必要があります。
こうすれば、ログ機能を活用してどの求職者がいつどのWebページにアクセスしたかといった情報を蓄積できるようになります。

 

①求職者が興味のあるコンテンツを配信

MAツールには、「ログ分析機能」が付いています。
これを活用して、求職者が興味を持っていそうなコンテンツを配信しましょう。
通常のマーケティングでいえば「リードナーチャリング」に当たるプロセスです。
メールだけでなく、LINEやSMSと連携しているMAも多くあり、そうしたチャネルでコンテンツを届けることも可能です。

 

たとえば、複数の職種を募集している場合に、特定の職種の求人ページだけを閲覧しており、ほかの職種を閲覧していない求職者であれば、その職種に興味を持っていることがわかるので、該当諸油種で働く先輩の一日のスケジュールが掲載されたWebページのURLを知らせたり、職種限定でのオフラインイベント開催などの案内を送ることで、より理解を深めてもらうことが期待できます。

 

一方、複数職種の求人ページを閲覧していたり、会社情報を掲載したWebページも閲覧している求職者なら、会社そのものに魅力を感じており、職種に強いこだわりがないという可能性が考えられます。この場合、会社説明会や会社見学の案内を送るなど、会社の魅力をさらに訴求するコンテンツや、追加で募集することになった職種の求人情報を送るのが最適です。
また、選考が進んで、もし採用に至らなかった場合、ほかの職種への応募を促すことも可能です。

②リスト管理業務の効率化

採用活動では、求人情報を掲載する複数チャネルから応募がありますが、MAで管理することで一元管理できるようになります。
MAツールの「フォーム作成機能」を活用してエントリーフォームを作成すれば、応募者の情報が自動的に登録されるので、わざわざMAに登録する手間を省くことができます。

 

さらに、応募媒体や参加イベントなどでタグを作り、求職者にタグ付けしておくことで、タグでソートしてリスト化できるため、一斉メールの送信が効率化できます。
たとえば、イベント開催時には開催前の事前メールや、開催後の参加お礼メールを送ったり、「○月○日のインターンに参加した学生」などでセグメント化し、リテンションするようなメールを送ることなどが考えられます。

 

「すでに一次面接を通過したリスト」「選考に進んで欲しいリスト」など、さまざまな条件でリストを管理し、リストごとにアプローチすることが可能になるため、採用業務におけるリスト管理業務が効率化します。

③選考希望数、内定承諾数アップにつながる

あらかじめ求職者の興味がわかったうえで、必要と思われる情報のみを提供できるようになるため、求職者に嫌われることなく自社の求人への興味を高めることができます。
ただでさえ忙しい求職者に、興味のない求人情報や採用イベント情報が大量に届けば、会社への印象は悪化すること必至です。

 

また、エントリーしてくれたり会社説明会に参加してはくれたものの、その後の動きがない求職者に対し、リテンションメールなどを送って働きかけることで、一度は自社の求人に興味を持ってくれた、いわば休眠求職者ともいうべき層の取りこぼしを防ぐことができます。

 

以上のことから、MAの活用により、選考希望数、内定承諾数アップにつながる効果が期待できるのです。

採用でのMAツール活用のポイント

採用でより成果を出すためのMAツール活用ポイントを3つ紹介します。

 

①フェーズごとに目標を設定する

選考のフェーズごとに注力すべきポイントは変化するため、各フェーズごとに最適な目標を設定する必要があります。以下では「初期」「中盤」「終盤」に分けて、注力すべき目標を紹介します。

 

1. 初期

初期フェーズにおける注力すべきは、説明会などへのエントリー数や参加人数を増やすことです。エントリー数や採用説明会等への参加人数を確保するためには、「自社サイトへの初回接触者数を増やす」「企業理解を促すためにWebサイトへ再来訪してもらう」などの対策を行い、検討層の母数を増やすことに注力します。

説明会前の情報収集段階ですでに採用活動は始まっているともされているため、MAツールを活用してできるだけ多くのエントリー数・参加人数を確保しましょう。

2. 中盤

中盤フェーズにおける目標は、面接希望者数を増やすことです。本格的な面接がスタートしたものの、予定採用枠数の達成には届かないケースも多くあります。面接希望者数を増やすためには、「不足コンテンツを加えるなど、需要の高いコンテンツを充実させ新規エントリー数を増やす」、「離脱層に再検討を促す」などの方法があり、MAツールを通して実施できます。また、説明会の追加開催などを検討してもいいでしょう。

 

3. 終盤

終盤フェーズでは、「自社の要件に合った優秀な人材から内定受諾を獲得すること」が目標となります。そのためにはMAツールを活用し、面接の進行に合わせ、その人材のニーズに合った情報をメールで提供したり、メールの開封率や閲覧有無などを分析した上で対応したりします。それぞれの人材にとって最適なコミュニケーションを心がけ、途中辞退をいかに防ぐかが重要です。

「データを元に予測できる懸念点をなくして面接辞退を減らす」「面接期間中に自社への信頼度を高め、内定辞退を減らす」などの点を意識して取り組むことで成果を得られるでしょう。

②MAツールと合わせてCMSを活用する

CMSは「Contents Management System（コンテンツ・マネジメント・システム）」の略称で、コンテンツ管理とも呼ばれます。手軽且つ柔軟にWebサイトを作成し管理することのできるツールで、採用ページを作成する際に必須のツールとされています。採用活動の効率や精度を上げるには、サイトの定期的なアップデートが必要であり、CMSは専門的な知識が必要なく簡単に使える点が魅力です。

MAツールに対応したものも数多く登場しているため、MAツールと合わせてうまく活用することで、様々な分析の基礎となる詳細なデータ取得が容易になり、PDCAサイクルを迅速に回すことができるでしょう。

③定期的な解析と改善策を実施する

MAツールを採用したらそこで終わりにするのではなく、定期的な解析と改善策の実施を繰り返すことが大切です。改善を重ねることで構築した採用ページを最適化し、採用実績を向上していくことができれば、優秀な人材の獲得だけではなく、長期的にみた自社の利益拡大にもつながります。

アクセス数や応募数はもちろん、内定承諾率や入社後の定着率、早期離職率など、目先の採用選考にとどまらず、サイトの本質的な改善につながる詳細な指標を設定し、PDCAサイクルを回していくことをおすすめします。

 

まとめ

MAツールに求職者の情報を登録しておくことで、求職者の行動を可視化でき、興味の対象やタイミングを把握することができるようになります。説明会や面接といったオフラインで受ける応募者の印象だけでなく、オンライン上での行動も加味して選考を進めることで、より自社が求める人物像に近い人材を採用することができるでしょう。

 

セールス部門にパスするリードの集客やナーチャリングで大きな効果を発揮するMAツールを採用でも活用できるようになれば、一石二鳥ですね。ご紹介した採用でのMA活用方法は、どれもBowNowで実践できるものばかりです。BowNowでは、期間無制限で使えるフリープランもご用意していますので、興味を持たれた方は、ぜひお気軽に試してみてください。

 

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