セミナー案内メールの書き方のコツ10選！基本構成の解説とテンプレート付き

セミナーの案内メールは、セミナーの集客数を左右する、非常に大事な施策のひとつです。本記事では、セミナー案内メールを作成・配信する際のポイント8つから、基本となる構成、テンプレートとして使える例文まで、まとめて紹介します。

成果を出せる！セミナー案内メールの書き方のコツ10選

セミナーの案内メールの配信は、セミナー集客における重要な業務のひとつです。期待している成果を得るためには、いくつか抑えるべきポイントがあります。ここでは、本メディアを運営するクラウドサーカス株式会社が、年間100件以上の法人向けセミナーを対面・オンライン形式問わず開催する中で得た経験とノウハウをもとに、セミナー案内メールで成果を出すためのコツを10個に絞って紹介します。

 

開封されやすい件名にする

まず、セミナー案内メールを「作成するとき」のポイントを見ていきましょう。ポイントは5つあります。以下は、クラウドサーカス株式会社が、実際に送付しているセミナー案内メールの一例です。

以下は、メール配信システムベンダーの「Benchmark社」が以前に行った「メールマガジン購読状況調査」で、調査結果によるとメルマガの受信者の50.8%は、「件名・タイトル」を見てメルマガを開封するかどうか判断していることがわかっています。

セミナーの案内メールは、受信者に対して「開封する」「内容を読む」「申し込む」という3つの行動を喚起することで、最終的な成果を得ることができます。内容を魅力的なものにすることももちろん大切ですが、せっかく送ったメールを受信者にまず開封してもらえなければ、何も始まりません。そのため、セミナー案内メールを作る際は、あまたあるメールの中から受信者に開封してもらえるよう、できるだけ受信者の目に留まる件名にする必要があります。以下の2つのコツを意識し、件名はつくるようにしましょう。

参照元：メールマガジン購読状況調査 2022年度版

 

①ベネフィットと対象者を明記する

セミナー案内メールの件名には、受信者がセミナーに参加することで得られる『ベネフィット』を明確に記載するようにしましょう。ベネフィットとは、そのセミナーに参加することで受信者が享受できる「価値（＝どのような情報を得られ、それがどう役に立つのか）」のことです。

ベネフィットは「4Uの原則」を意識すると、伝わりやすくなります。4Uの原則は、アメリカのカリスマ起業家マイケル・マスターソンが提唱した法則で、次の4つの要素を取り入れることで、ユーザーを惹きつけるキャッチコピーやタイトルが作れるとされています。以下、それぞれの原則について、実際にクラウドサーカス社が過去に配信したメルマガの件名の事例と併せて解説しています。

 

有益性（Useful） ・メルマガを開封・購読することで満たせるニーズや、解決できる課題を具体的に提示します。 ・事例：新卒や若手を早期戦力化させる、営業体制づくりについて →ターゲットはBtoB企業の営業部長クラスを想定しています。営業組織のマネジメントに関わる役職者が抱える課題に焦点を当てた件名にしています。配信したところ、クラウドサーカス社のメルマガの平均開封率と比較して、7%も高い開封率を記録しました。 緊急性（Urgent） ・届いたメルマガを「いま」開封し、講読する必要性を訴求します。 ・事例：【〆切1週間】「値上げ」を実現する５つのステップ →ターゲットは、BtoB企業の経営層やマーケティング部長クラスを想定しています。件名の冒頭に【〆切1週間】と記載することで、「いま確認すべきメール」であることを強調しています。 超具体性（Ultra Specific） ・具体的な数字や事実を取り入れます。 ・事例：日本企業でMAの成果が出にくい4大理由 →ターゲットは、「MA（マーケティングオートメーション）の導入を検討している」もしくは「すでに導入しているが、うまく運用できずに悩んでいる」層を想定しています。「4大理由」という具体的な数字を入れて訴求することで、受信者の興味関心の引きつけを狙っています。配信したところ、クラウドサーカス社のメルマガの平均開封率に対して20%も高い開封率を記録しました。 独自性（Unique） ・自社しか発信できない内容で、訴求します。現代では多くの企業がメルマガ配信に取り組んでいるため、他社と同じようなメルマガではユーザーに違いが伝わらず、開封されづらいことがあります。 ・事例：月1,000商談を生み出すインサイドセールス組織の創り方 →「月1,000商談を生み出すインサイドセールス組織」というのは、クラウドサーカス社のインサイドセールス組織のことで、この「組織の創り方」は弊社ならではのノウハウです。クラウドサーカス社のメルマガの平均開封率に対して、16%高い開封率を記録しました。

また、セミナーのターゲットが明確に決まっている場合、件名の中にターゲットの属性などの情報（業界や職種など）を盛り込むことで、「自分に関係のあるメールだ」と受信者に認識してもらいやすくなり、さらに開封に繋がりやすくなります。

以下は、クラウドサーカス株式会社が、過去に印刷業界の企業向けに送付したメールの件名です。送付したところ、パターンBはパターンAよりも2％以上高い開封率を記録しました。ちなみに、たかだか2％と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、本メールの場合は送り先が5,000名だったため、AよりもBのほうが100名以上の受信者に開封してもらえたことになります。こうした小さな積み重ねが、セミナーの集客の成果を左右していきます。

 

パターンA　物売り営業から提案型営業への変革の軌跡とは パターンB　【印刷会社向け】物売り営業から提案型営業への変革の軌跡とは

 

②文字数

件名は、一瞬でメールの内容を理解できるよう、できる限り簡潔にすることを常に心がけましょう。というのも、メルマガの件名・タイトルは、30文字前後が最適であると言われています。これ以上長いと、メールの受信ボックスで一覧表示される際に、自動で件名の後ろが省略され、ユーザーが全文を確認できなくなるためです。特にスマートフォンではさらに短く、15～20文字程度であると言われています。

また、人間が瞬間的に理解できる文字数は10〜15文字と言われています。そのため、件名は、必ず冒頭15文字以内に惹きつけのキーワードを入れ、読み始めからユーザーに興味を持ってもらえるように工夫しましょう。

 

興味を喚起し、申し込みまで誘導できる本文にする

開封率の高い件名を作ることができたら、まずは第一関門突破です。セミナーの案内メールは、「受信者にセミナーに申し込んでもらう」ことが最終目標となります。開封後に読まれる本文でも、しっかり受信者の興味を引き、申し込みに誘導していく必要があります。本文を作る際に、抑えておくべきポイントを4つ紹介します。

 

③セミナーを案内する前にしっかり興味を喚起する

セミナーの案内メールは、いきなりセミナーの内容を紹介するのではなく、冒頭では受信者の潜在的なニーズに訴求するメッセージや、悩みの解決を想起できるメッセージを入れるようにします。そうすることで、受信者に共感の感情を抱かせることができ、本文を読み進めてもらいやすくなります。
以下は、本メディアを運営するクラウドサーカス株式会社が配信しているセミナー案内のメールの1例です。最初に、受信者が抱えている悩みから入り、その悩みの解決策としてセミナーでの講演内容を案内しています。

 

④セミナー内容は端的に具体的に紹介する

セミナーの案内メールの本文は、読み手がすぐに理解できるよう、端的に記載することを心がけてください。長すぎる文章は、いくら内容が良くても通読する際に受信者の負担となり、最後まで読み進めてもらえないことがあります。

メールを開封したときに、PCの1画面に収まる程度の文章量であることが理想です。前述のクラウドサーカス株式会社のメールも、ほぼ1画面に収まるような文章量になっています。

 

⑤受信者が知りたいと思っている箇所を強調する

文字の大きさや色、太文字にするなど、受信者が知りたいと思っている箇所（もしくは、受信者に特に知らせたい箇所）は目立つようにしましょう。セミナーの案内メールを作成・配信する際は、メール配信システムやMAツールといった専用のツールを使うことが多いですが、それらのツールを活用すれば、こういった装飾を簡単に施すことができます。画像やGIFを使用し、受信者にとって有益な内容を視覚的にわかりやすく表現することも可能です。

 

⑥とってもらいたいアクションは1つに絞る

セミナー案内のメールに限らず、誘導先のコンテンツが複数掲載されているメールは、CVが減る傾向にあります。受信者への訴求や、導線が分散してしまうことが原因です。セミナー案内メールを送る際は、必ず1メール1セミナーに絞り、集客を試みるようにしましょう。

 

ターゲットの属性や行動に合わせた配信

セミナー案内メールの「配信」において、気を付けるべきポイントを3つご紹介します。

 

⑦ターゲットに合わせて、送付先を絞り込む

セミナー案内メールの配信時にありがちな失敗として、対象を絞らずに保有している全リストに、セミナー案内メールを一括で配信してしまうことがあります。もちろん、全保有リストがセミナーのターゲットである場合は問題ありませんが、基本的にメールで何かコンテンツを配信する際は、施策のターゲットとリストの属性を合わせておくようにしましょう。

というのも、リストを精査しなかった場合、セミナーのターゲットではない購読者にもメールが届いてしまい、「興味のない・自分には関連のないメールを送られてきた」と感じた購読者にオプトアウト（配信停止処理）をされてしまう可能性があるからです。 せっかく普段の活動で獲得したリストを、枯らしてしまわないよう、リストの絞り込みは必ず行うようにしましょう。

 

⑧ターゲットが購読しやすい曜日・時間で送付する

開封率を向上させる施策として、件名の工夫を挙げましたが、配信する曜日・時間も、非常に成果に影響を与えます。配信に適した曜日・時間は、ターゲットによって異なりますので、そのときのターゲットに合わせて調整し、配信しましょう。

 

会社員（業務として）：火〜木曜日の8:30〜16:00 会社員（個人として）：火〜木・土曜日の19:00以降（土曜日は日中含む） 主婦層：火〜金曜日の10:00〜14:00

 

例えばBtoBであれば、経営会議といった大事な会議が集中しやすい月曜日と、メール確認が次週に持ち越されやすい金曜日は、配信に適していません。そのため、できる限り火曜日から木曜日のあいだで、かつ時間帯は会議や出先からターゲットがデスクに戻ってきやすい時間にします。
クラウドサーカス株式会社が、過去配信した約130件のセミナー案内メールの分析データによると、12時30分と16時は、平均開封率が21%以上と高く（通常は18%前後）、配信に適した時間帯と考えています。

 

⑨案内を複数回に分ける

セミナー案内メールは、リマインドも含めて2回以上配信することをおすすめします。 例えば、最初の案内メールでは、申込みを見送ったり、もしくは申込みを忘れていたユーザーも一定数いるので、そういったユーザーを拾い上げるために、開催2日前～前日にもう一度リマインドメールを配信するといったことなどが挙げられます。

クラウドサーカス株式会社の場合、セミナーが開催される1週間前と前日に案内メールを配信していますが、前日の案内メール（リマインドメール）の配信で、1回目の倍のセミナー申込みが集まることもあり、必ず実施する施策として取り組んでいます。

 

【発展】ここぞというときに成果を出すなら！

ここぞというときに、おすすめしたいのが1to1形式のセミナー案内メールです。

 

⑩1to1形式のメールでターゲットに訴えかける

1to1形式のセミナー案内メールは、一斉配信のメールでありながらも、1人1人に1通ずつ送られてきたような印象を受信者に与えることができるメールです。メール配信システムやMAツールの差込み機能を使い、「〇〇さん」「〇〇様」といった固有名詞や、特定の文言を件名や本文に自動で差し込むことで、営業担当者がわざわざメールを1つ1つ書いて送ってきたかのように見せることができます。

そのため、受信者の反応率も高く、使い方によってはセミナーの申込者数も大幅に増やすことができます。以下は、実際にクラウドサーカス株式会社が過去に送ったことがある、1to1形式のセミナー案内メールの例です。

 

セミナーの案内メールの基本構成

セミナー案内メールの構成として基本的なものを、HTML形式とテキスト形式にわけてご紹介します。

 

HTML形式

まずは、HTML形式でのセミナー案内メールの構成です。各要素ごとに解説します。

• ①件名
• ②セミナーのバナー画像
• ③冒頭CTA（詳細ページへのリンク）
• ④セミナーのベネフィットの訴求
• ⑤セミナーでわかること
• ⑥開催要項（開催日時など）
• ⑦文末CTA（詳細ページへのリンク）

 

件名

表示される文字数の上限に収まるよう、簡潔に記載します。セミナーの「開催日」と、タイトルといった「訴求」が記載されていれば良いでしょう。

 

セミナーのバナー画像

HTML形式のメールを配信できる場合、ユーザーの興味を更にひく要素として、本文のファーストビューあたりにセミナーのバナーを設置します。

バナーは、デザイナーに依頼し制作する方法もありますが、直近では非デザイナーでも簡単にバナーを作成できるツールとして、Canvaというツールがあります。まるでプロに依頼したようなバナーを短時間で無料から作ることができるので、ぜひ活用してみてください。

参考サイト：誰でも使えるビジュアルツールキット『Canva』

 

冒頭CTA（詳細ページへのリンク）

ファーストビューに入るよう、バナーの直下に設置します。セミナーに興味を持ってくれたユーザーを、メール開封後すぐにセミナー申込ページに誘導することを目的にしています。HTML形式なら、ボタンにして設置するとよいでしょう。

 

セミナーの対象とベネフィットの訴求

セミナーに参加してほしいターゲットが申し込んでくれるよう、明記するようにします。例えば、先ほど掲載したクラウドサーカス株式会社の案内メールの場合、以下のように訴求してあります。

• 対象：インサイドセールスの立上げについて「ノウハウがなく、何から始めればよいか分からない」と悩んでいる企業
• ベネフィット：商談化や成約率を飛躍的に向上させることができる

 

セミナーでわかること

セミナーに参加することで得られること（いわばそのセミナーに参加するメリット）を伝える要素です。例えば、先ほど掲載したクラウドサーカス株式会社の案内メールの場合、以下のように記載してあります。

• セミナーでわかること：過去180社のコンサル支援事例をもとにした「立上げ～優良組織化までのステップ」

 

開催要項（開催日時など）

セミナーの開催日時など、ユーザーが参加の可否を判断するのに、必要な情報を記載します。詳細は、CTAで誘導するセミナー申込みページに記載することもできるので、本文のボリュームを抑えるために、必要最小限の記載にすることがポイントです。

 

文末CTA（詳細ページへのリンク）

メール本文をすべて読んだユーザーのクロージングを目的に設置します。

 

テキスト形式

全体の文章の流れは、HTML形式と変わりありませんが、バナーやボタンを設置できないため、その部分はテキストで補うことになります。 次章では、テキスト形式でテンプレートを紹介しておりますので、参考にしていただけますと幸いです。

• ①件名
• ②冒頭文（セミナータイトル・詳細ページへのリンク）
• ③セミナーのベネフィットの訴求
• ④セミナーでわかること
• ⑤開催要項（開催日時など）
• ⑥締め文（結び・詳細ページへのリンク）

 

テンプレートに使える！セミナー案内メールの例文

ここでは、テンプレートとして活用できる、セミナーの案内メールの例文を2つ紹介します。1つは基本の構成に沿って作成した案内メールの例、もう1つは「営業担当がすでについている見込み顧客」向けの案内メールの例です。

後者は、営業担当から個別で送られてきているような、自然な体裁を意識しており、セミナーの申込率も高まる傾向にあるので、基本のテンプレートで配信した次のステップとして、よろしければチャレンジしてみてください。

関連記事：1to1メールとは？

 

保有リードへの案内メール例

 

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セミナー案内メールに加え、追客にも活用できる「MAツール」

セミナーの案内メールの配信には、メール配信ツールやMAツールを活用した一斉配信が便利です。特に、MAツールであれば、顧客の属性別に文面を使い分ける場合も、簡単に参加者リストを分けてそれぞれ配信でき、また配信後の行動（セミナー案内メールの到達・開封・セミナー申込みページといったWebサイトの閲覧履歴など）もまとめて管理できるなど、便利な機能が揃っています。

関連記事：MAツールとは？基礎知識から機能・事例までわかりやすく解説

 

セミナーの案内メール作成・配信・追客に便利な機能

MA（マーケティングオートメーション）とは、「顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化し自動化する」ことで、それを実行してくれるソフトウェアを『MAツール（マーケティングオートメーションツール）』といいます。
セミナー関連の業務において、MAツールでできることを具体的に4つ紹介します。

顧客情報（集客から参加者まで）を一括管理

MAツールは、大量の顧客情報をデータで一括管理することができます。また、顧客の属性別などでデータをグループ分け（セグメント）することができ、顧客情報をわかりやすく管理することにも役立ちます。

セミナー案内メールを配信する際に使用するリストも、簡単に管理・抽出することができるため、MAツールを活用していると、セミナーの集客の準備をスムーズに進めることができます。

 

セミナー案内メールを配信でき、申込みフォームも簡単に作成

セミナー案内メールを、対象者に一括配信することができます。セミナーでは、チラシやWebサイトを活用する集客方法以外に、自社がすでに保有している顧客リストに対して集客を行うことも、非常に効率的かつ効果的です。

リストによって、自動で送付する文面を送り分けることができ、集客を柔軟に行うことができる他、配信日時なども予約できるため、セミナーの開催までのメール施策を効率的に実践することができます。また、フォーム作成機能で、セミナーの集客で必要となる申込みフォームも、簡単に作成し利用することができます。

 

分析や追客に活用できる

セミナー案内メールへの反応、セミナーへの参加履歴、セミナーアンケートの回答結果、Webサイトの閲覧履歴といった情報は、すべてMAツール内で顧客情報と紐づけて管理することができます。

顧客の動きをデータで把握することができ、そのデータをもとにセミナー後のフォローや、次回以降の開催の改善に役立てることができます。

また、セミナー案内メール以外にも、顧客との関係構築を目的にしたナーチャリングメールを配信する際にも、顧客の行動や心理変化に合わせて段階的にメールを送れる（ステップメール機能）など、役に立つ機能が揃っています。

 

シンプルで使いやすいMAツール『BowNow』とは？

セミナーの業務で役に立つ『MAツール』について、簡単にご紹介しました。数あるMAツールのなかでも、はじめてMAツールを導入する際におすすめのツールをひとつご紹介します。『BowNow（バウナウ）』というツールです。

BowNowは、国内シェアNo.1※のMAツールで、2024年1月時点の導入社数は13,000社を超えています。運用体制が小規模である企業や、ツールに不慣れな企業でも安心して導入・運用できるよう、「リーズナブルな価格」と「シンプルな操作性」にこだわり、開発・提供されています。価格設定も無料で利用できるフリープランからあること、導入後に約3か月間の無料カスタマーサクセスサポートが受けられることも魅力の一つです。
※出典：株式会社DataSign「DataSign Webサービス調査レポート　2023.12」

関連ページ：MAツール『BowNow』とは？

 

まとめ

セミナー案内メールにおける、作成・配信のポイントから、基本となる構成、テンプレートとして使える例文まで、ご紹介しました。セミナー案内メールを効果的に配信することができれば、自社のターゲットと接触できる機会が増加し、セミナーを通して売上に貢献できる可能性も高まります。

また、セミナー案内メールだけでなく、企画・準備・運営を漏れなく進めやすくなる『セミナー準備チェックシート』をご用意しております。以下より、無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。