セミナー案内メールのポイント8つ|構成の解説とテンプレートあり

セミナーの案内メールは、セミナーの集客数を左右する、非常に大事な施策のひとつです。

本記事では、セミナー案内メールを作成・配信する際のポイント8つから、基本となる構成、テンプレートとして使える例文まで、まとめて紹介します。

 

セミナー案内メールのポイント8つ

セミナーの案内メールは、セミナー集客における重要な施策のひとつですが、集客に大きなインパクトを与えるには、いくつか抑えるべきポイントがあります。

ここでは、年間100件以上の法人向けセミナー（対面形式・オンライン形式問わず）を開催しているクラウドサーカス株式会社の事例もふまえて、案内メールの「作成」と「配信」という2つの観点におけるポイント8つを紹介します。

 

セミナー案内メールの作成

まず、セミナー案内メールを「作成するとき」のポイントを見ていきましょう。ポイントは5つあります。以下は、クラウドサーカス株式会社が、実際に送付しているセミナー案内メールの一例です。

 

①クリックされやすい件名にする

セミナーの案内メールの中身をいくら魅力的なものにしても、そもそもそのメールを受信者にまず開封してもらえなければ、何も始まりません。

ちなみに、BtoBマーケティングにおけるメール施策では、一般的に開封率は18%前後と言われています。工夫次第でこの開封率はもちろん、これ以上の開封率に達することも可能ですので、以下の条件を満たすようにしながら、件名を作成できるよう改善してみましょう。

 

文字数

受信者が使用しているメールソフトやデバイスにもよりますが、受信メールの一覧画面上で表示できる件名の文字数は、PCの場合25文字～30文字、スマートフォンの場合15文字～20文字と言われています。せっかく開封率を高めようと、渾身の件名を考えたとしても、長すぎるが故に伝わらないといったことが起きてしまうと、非常に勿体ないですよね。上限の文字数を意識しながら、件名は考えるようにしましょう。

 

ベネフィットと対象者を明記する

そもそものセミナーの企画の良しあしから影響を受けることもある観点ですが、件名にはそのセミナーを受講することで得られる『ベネフィット』を明記しましょう。要は、そのセミナーを受けることで「どのような役に立つ情報」を知ることができるのか、件名を見た人が具体的にイメージできる打ち出しにします。

また、セミナーのターゲットが明確に決まっている場合、『〇〇業界の方へ』『●●●●の担当者必見！』などと具体的に記載すると、ターゲットにメールを開封してもらいやすくなります。以下は、実際にクラウドサーカス株式会社が、過去に印刷業界の企業向けに送付したメールの件名です。

同じ条件下のもと、件名のみパターンわけし、対象者に送付したところ、パターンAの開封率は平均と同様の18.15%、パターンBは2％以上高い20.53%でした。

たかだか2％と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、もともとの送り先が5,000人だった場合、AよりもBのほうが100人多く見てもらえることになります。こういったことの積み重ねが、セミナーの集客に影響を与えていきます。

 

パターンA　物売り営業から提案型営業への変革の軌跡とは～成功企業の事例紹介～ パターンB　【印刷会社向け】物売り営業から提案型営業への変革の軌跡とは～成功企業の事例紹介～

 

②セミナーの対象とベネフィットが伝わる本文にする

セミナー案内メールの件名だけでなく、本文においても、セミナーの「対象」と「ベネフィット」を具体的に記載することは、重要なポイントです。

集客メールで「対象」と「ベネフィット」が明記されていると、「誰のどんな課題を解決するセミナーなのか（どういう価値があるセミナーなのか）」が読み手に伝わりやすくなり、集客に繋がりやすくなります。「いいセミナーを作ったのに、なぜかぜんぜん集客できなかった」という失敗を防ぐためにも、この要素の記載は徹底しましょう。

 

③セミナー内容は端的に具体的に紹介する

基本的に長すぎるメールの文章は読まれにくい傾向にあります。案内メールでは、ついセミナーの内容をくわしく伝えたくなるかもしれませんが、読み手がすぐに理解できるような端的な紹介文を心がけるようにしてください。

メールを開封したときに、見開きいっぱい程度の文章量であることが理想です。上記に例として掲載しているクラウドサーカス株式会社の案内メールが、ちょうどそのくらいになっています。

 

④目に留まる画像・デザインを挿入する

メールを開いたときのファーストビューの印象は、読者が本文を読了するかどうかに非常に影響を与えます。「気になる」「すこし読んでみようか」という気持ちにさせられるよう、工夫が必要です。

特に、人間は視覚的な要素から大きく影響を受けやすいため、テキストだけではなく、HTML形式のメール（文中に画像やボタンを差し込んだり、文字の色を変えられるなど、様々な装飾を施すことが可能です）を送ることができる場合は、先ほどご紹介したクラウドサーカス株式会社の案内メールの例のように、メールのファーストビューにセミナーのバナーを設置するなど、興味をひける要素を設置することをおすすめします。

 

⑤CTA(申込みボタン)は文頭と文末に設置する

セミナー案内メールは、本文に「申込みフォームが設置されたページ」のリンクを設置し、それを受信者にクリックしてもらい、申込みに繋げることが一般的です。ページリンクは、HTML形式のメールを送付できる場合、基本的に「ボタン」にして設置します。

また、申込みボタンは本文の冒頭と文末に設置すると、よりクリックされやすい傾向にあります。冒頭の申込みボタンは「セミナーに興味を持ってくれたユーザーを、メール開封後すぐに申込ページに誘導すること」を目的にしており、文末の申込みボタンは「メール本文をすべて読んだユーザーのクロージング」を目的にしています。

最初は、ボタンを複数設置する手法に、すこし違和感を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、申込みの確率を上げる手法として、メールだけでなくWebマーケティング全般で一般的に使われている手法なので、ぜひ実践してみましょう。

 

セミナー案内メールの配信

次は、セミナー案内メールの「配信」において、気を付けるべきポイントを3つ（⑥～⑧）ご紹介します。

 

⑥ターゲットを明確にし、送付先を絞り込む

初めてセミナーの案内を、メールで行うときにありがちな失敗として、対象を絞らずに保有している全顧客リストに、セミナー案内メールを一括配信してしまうことがあります。

もちろん、案内メールを配信する前に、顧客リストが整理されており、全ての顧客がセミナーのターゲットとして合致しているといった場合は問題ありません。 しかし、実際はそういった状況は限られているため、セミナーのターゲットとして合う層を、顧客リストの中から絞り込み、その絞り込んだリストに対して配信を行います。

もし、この絞り込みを行わなかった場合は、セミナーのターゲットではない顧客にもメールが届き、「興味のない・自分には関連のないメールを送られてきた」と感じた顧客にオプトアウト（配信停止処理）をされてしまう確率も上がってしまいます。

せっかく普段の活動で獲得した顧客リストを、枯らしてしまわないよう、リストの絞り込みといった準備は必ず行うようにしましょう。

 

⑦開封されやすい曜日・時間で送付する

開封率を向上させる施策として、件名の工夫を挙げましたが、配信する曜日・時間も、非常に成果に影響を与えます。配信に適した曜日・時間は、ターゲットによって異なりますので、そのときのターゲットに合わせて調整し、配信しましょう。

• 会社員（業務として）
  　曜日：火〜木曜日 　時間帯：8:30〜16:00
• 会社員（個人として）
  　曜日：火〜木・土曜日 　時間帯：19:00以降（土曜日は日中含む）
• 主婦層
  　曜日：火〜金曜日 　時間帯：10:00〜14:00

 

例えばBtoBであれば、経営会議といった大事な会議が集中しやすい月曜日と、メール確認が次週に持ち越されやすい金曜日は、配信に適していません。そのため、できる限り火曜日から木曜日のあいだで、かつ時間帯は会議や出先からターゲットがデスクに戻ってきやすい時間にします。

クラウドサーカス株式会社が、過去配信した約130件のセミナー案内メールの分析データによると、12時30分と16時は、平均開封率が21%以上と非常に高く（通常は18%前後）、配信に適した時間帯と考えています。

 

⑧案内回数を複数回に分ける

セミナー案内メールは、リマインドも含めて2回以上配信することをおすすめします。

例えば、最初の案内メールでは、申込みを見送ったり、もしくは申込みを忘れていたユーザーも一定数いるので、そういったユーザーを拾い上げるために、開催2日前～前日にもう一度リマインドメールを配信するといったことなどが挙げられます。

クラウドサーカス株式会社の場合、セミナーが開催される1週間前と前日に案内メールを配信していますが、前日の案内メール（リマインドメール）の配信で、1回目の倍のセミナー申込みが集まることもあり、必ず実施する施策として取り組んでいます。

 

セミナーの案内メールの基本構成

セミナー案内メールの構成として基本的なものを、HTML形式とテキスト形式にわけてご紹介します。

 

HTML形式

まずは、HTML形式でのセミナー案内メールの構成です。各要素ごとに解説します。

• ①件名
• ②セミナーのバナー画像
• ③冒頭CTA（詳細ページへのリンク）
• ④セミナーのベネフィットの訴求
• ⑤セミナーでわかること
• ⑥開催要項（開催日時など）
• ⑦文末CTA（詳細ページへのリンク）

 

件名

表示される文字数の上限に収まるよう、簡潔に記載します。セミナーの「開催日」と、タイトルといった「訴求」が記載されていれば良いでしょう。

 

セミナーのバナー画像

HTML形式のメールを配信できる場合、ユーザーの興味を更にひく要素として、本文のファーストビューあたりにセミナーのバナーを設置します。

バナーは、デザイナーに依頼し制作する方法もありますが、直近では非デザイナーでも簡単にバナーを作成できるツールとして、Canvaというツールがあります。まるでプロに依頼したようなバナーを短時間で無料から作ることができるので、ぜひ活用してみてください。

参考サイト：誰でも使えるビジュアルツールキット『Canva』

 

冒頭CTA（詳細ページへのリンク）

ファーストビューに入るよう、バナーの直下に設置します。セミナーに興味を持ってくれたユーザーを、メール開封後すぐにセミナー申込ページに誘導することを目的にしています。HTML形式なら、ボタンにして設置するとよいでしょう。

 

セミナーの対象とベネフィットの訴求

セミナーに参加してほしいターゲットが申し込んでくれるよう、明記するようにします。例えば、先ほど掲載したクラウドサーカス株式会社の案内メールの場合、以下のように訴求してあります。

• 対象：インサイドセールスの立上げについて「ノウハウがなく、何から始めればよいか分からない」と悩んでいる企業
• ベネフィット：商談化や成約率を飛躍的に向上させることができる

 

セミナーでわかること

セミナーに参加することで得られること（いわばそのセミナーに参加するメリット）を伝える要素です。例えば、先ほど掲載したクラウドサーカス株式会社の案内メールの場合、以下のように記載してあります。

• セミナーでわかること：過去180社のコンサル支援事例をもとにした「立上げ～優良組織化までのステップ」

 

開催要項（開催日時など）

セミナーの開催日時など、ユーザーが参加の可否を判断するのに、必要な情報を記載します。詳細は、CTAで誘導するセミナー申込みページに記載することもできるので、本文のボリュームを抑えるために、必要最小限の記載にすることがポイントです。

 

文末CTA（詳細ページへのリンク）

メール本文をすべて読んだユーザーのクロージングを目的に設置します。

 

テキスト形式

全体の文章の流れは、HTML形式と変わりありませんが、バナーやボタンを設置できないため、その部分はテキストで補うことになります。 次章では、テキスト形式でテンプレートを紹介しておりますので、参考にしていただけますと幸いです。

• ①件名
• ②冒頭文（セミナータイトル・詳細ページへのリンク）
• ③セミナーのベネフィットの訴求
• ④セミナーでわかること
• ⑤開催要項（開催日時など）
• ⑥締め文（結び・詳細ページへのリンク）

 

テンプレートに使える！セミナー案内メールの例文

ここでは、テンプレートとして活用できる、セミナーの案内メールの例文を2つ紹介します。1つは基本の構成に沿って作成した案内メールの例、もう1つは「営業担当がすでについている見込み顧客」向けの案内メールの例です。

後者は、営業担当から個別で送られてきているような、自然な体裁を意識しており、セミナーの申込率も高まる傾向にあるので、基本のテンプレートで配信した次のステップとして、よろしければチャレンジしてみてください。

関連記事：1to1メールとは？

 

保有リードへの案内メール例

 

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営業担当がフォローしている見込み顧客への案内メール例

 

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営業担当が提案からクロージングまでの業務に集中できるため
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TEL： XX-XXXX-XXXX　メール：XXXX@XXXX.jp
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セミナー案内メールに加え、追客にも活用できる「MAツール」

セミナーの案内メールの配信には、メール配信ツールやMAツールを活用した一斉配信が便利です。特に、MAツールであれば、顧客の属性別に文面を使い分ける場合も、簡単に参加者リストを分けてそれぞれ配信でき、また配信後の行動（セミナー案内メールの到達・開封・セミナー申込みページといったWebサイトの閲覧履歴など）もまとめて管理できるなど、便利な機能が揃っています。

関連記事：MAツールとは？基礎知識から機能・事例までわかりやすく解説

 

セミナーの案内メール作成・配信・追客に便利な機能

MA（マーケティングオートメーション）とは、「顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化し自動化する」ことで、それを実行してくれるソフトウェアを『MAツール（マーケティングオートメーションツール）』といいます。
セミナー関連の業務において、MAツールでできることを具体的に4つ紹介します。

顧客情報（集客から参加者まで）を一括管理

MAツールは、大量の顧客情報をデータで一括管理することができます。また、顧客の属性別などでデータをグループ分け（セグメント）することができ、顧客情報をわかりやすく管理することにも役立ちます。

セミナー案内メールを配信する際に使用するリストも、簡単に管理・抽出することができるため、MAツールを活用していると、セミナーの集客の準備をスムーズに進めることができます。

 

セミナー案内メールを配信でき、申込みフォームも簡単に作成

セミナー案内メールを、対象者に一括配信することができます。セミナーでは、チラシやWebサイトを活用する集客方法以外に、自社がすでに保有している顧客リストに対して集客を行うことも、非常に効率的かつ効果的です。

リストによって、自動で送付する文面を送り分けることができ、集客を柔軟に行うことができる他、配信日時なども予約できるため、セミナーの開催までのメール施策を効率的に実践することができます。また、フォーム作成機能で、セミナーの集客で必要となる申込みフォームも、簡単に作成し利用することができます。

 

分析や追客に活用できる

セミナー案内メールへの反応、セミナーへの参加履歴、セミナーアンケートの回答結果、Webサイトの閲覧履歴といった情報は、すべてMAツール内で顧客情報と紐づけて管理することができます。

顧客の動きをデータで把握することができ、そのデータをもとにセミナー後のフォローや、次回以降の開催の改善に役立てることができます。

また、セミナー案内メール以外にも、顧客との関係構築を目的にしたナーチャリングメールを配信する際にも、顧客の行動や心理変化に合わせて段階的にメールを送れる（ステップメール機能）など、役に立つ機能が揃っています。

 

シンプルで使いやすいMAツール『BowNow』とは？

セミナーの業務で役に立つ『MAツール』について、簡単にご紹介しました。数あるMAツールのなかでも、はじめてMAツールを導入する際におすすめのツールをひとつご紹介します。『BowNow（バウナウ）』というツールです。

BowNowは、国内シェアNo.1※のMAツールで、2024年1月時点の導入社数は13,000社を超えています。運用体制が小規模である企業や、ツールに不慣れな企業でも安心して導入・運用できるよう、「リーズナブルな価格」と「シンプルな操作性」にこだわり、開発・提供されています。価格設定も無料で利用できるフリープランからあること、導入後に約3か月間の無料カスタマーサクセスサポートが受けられることも魅力の一つです。
※出典：株式会社DataSign「DataSign Webサービス調査レポート　2023.12」

関連ページ：MAツール『BowNow』とは？

 

まとめ

セミナー案内メールにおける、作成・配信のポイントから、基本となる構成、テンプレートとして使える例文まで、ご紹介しました。セミナー案内メールを効果的に配信することができれば、自社のターゲットと接触できる機会が増加し、セミナーを通して売上に貢献できる可能性も高まります。

また、セミナー案内メールだけでなく、企画・準備・運営を漏れなく進めやすくなる『セミナー準備チェックシート』をご用意しております。以下より、無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。