SFAとは？CRMやMAとの違いといった基本からおすすめのツールまで解説

「営業」といえば、かつては飛び込みやテレアポなどでリード（見込み顧客）を獲得し、売り込みを行う「プッシュ型」の活動が主流でした。しかし近年では、Webサイトからの集客を主体とする「プル型」の営業活動が中心となりつつあります。

営業部門とマーケティング部門、サポート部門などが部門ごとに持っている顧客情報を共有しながらマーケティングにいかすことが重要不可欠となり、営業業務を効率化するためのツールが多種多様に開発され、提供されるようになりました。本コラムでは、その中でも代表的なツールである「SFA」のおもな機能やメリットと効果的な活用法についてご紹介し、SFAと混同されがちな「CRM」「MA」との違いもあわせて解説します。

 

SFAとは

SFA（「Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション」の略）は、営業を支援する手法やそのために使われるツールです。日本語では「営業支援システム」と訳されます。SFAは営業が商談を開始してから受注に至るまでの進捗状況を可視化し、営業活動の管理を行う役割を果たします。

従来はそれぞれの営業担当者が自分の顧客や案件を管理していましたが、個人の管理能力には限界・違いがあり、情報共有不足による機会損失や営業の属人化などが課題となっていました。SFAを活用することで、見込み客が顧客になるまでの流れを整理して記録し、チームで情報を共有して管理することが可能です。案件ごとの進捗やスケジュールも正確に把握できるので、売り上げの見込みも立てやすくなります。

マーケティング部門がMAで獲得した見込み客のうち、長期にわたる追客が必要なケースについてはマーケティング部門に戻し、ナーチャリングを行って見込み度を高めてから再度営業に渡してもらうといった臨機応変な対応が可能になる点もSFAの大きなメリットです。

 

SFAとCRM、SFAとMAの違い

SFAと混同されやすいものにCRMとMAがあります。それぞれの違いについて解説します。

1. 【MA】顧客となる可能性の高い相手を見つけ、商談を獲得する
2. 【SFA】商談から受注までの営業業務を効率化する
3. 【CRM】受注後の顧客との関係性を構築して良好に保ち、再受注の可能性を高める

SFAとCRMの違い

CRM（「Customer Relationship Management」の略：カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）は、顧客管理を行うための手法やツールを指します。日本語では「顧客関係管理」と訳されます。

CRMとSFAの最も大きな違いは、それらを利用するタイミングにあります。SFAは商談から受注までを最適化するために活用され、CRMは実際に商品を購入してくれた顧客との関係性を良好に保つために利用されます。利用の流れとしては、SFAは商品の受注が成立するまでのプロセスで活用され、CRMは商品の購入後に使われるという流れです。

SFAは営業活動の支援を行うのに対し、CRMの領域には営業活動の支援・管理が含まれるので、「SFAはCRMを実践するためのパーツのひとつである」とイメージするとわかりやすいでしょう。

 

SFAとMAの違い

MA（「Marketing Automation」の略：マーケティング・オートメーション」は、「営業自動化」と訳され、営業に関わる業務を自動化するツール全般を指します。SFAとMAはともにCRMのパーツであり、横並びの関係にあると考えるとイメージしやすいでしょう。

SFAとMAの大きな違いは利用されるタイミングにあります。MAは、顧客になる可能性が高い相手を見極め、効率的に商談を獲得するためのツールです。一方、SFAは商談から受注までの業務最適化を行うツールであるため、MAはSFAより先に利用されるのが一般的です。

先述の通り、SFAとCRMも利用するタイミングが異なります。それぞれが以下のような流れで利用される点を理解し、SFAがMAやCRMと連動して利用されるシステムであることを覚えておきましょう。MA・CRM・SFAについてさらに知りたい方は下記関連記事で詳しく解説しています。こちらも併せてご覧ください。

関連記事：MAとCRMとSFAの違いは？どれを選ぶべき？特徴・導入コストを徹底解説

 

関連記事：MAツールとは？基礎知識から機能・事例までわかりやすく解説

 

SFAのおもな機能

SFAツールは営業活動を効率化するための営業支援システムとして、多彩な機能を備えています。主な機能について紹介します。

顧客管理（顧客情報の一元管理）

SFAの代表的な機能のひとつが顧客情報の一元管理です。扱う顧客情報には社名（顧客名）や所在地、連絡先、担当者名、担当者の属性情報といった基本情報に加え、意思決定に関わる重要人物の情報や意思決定のプロセスなど、営業担当者が商談を通して獲得した詳細情報も含まれます。

さらに、SFAではこれらの情報に加えて、取引履歴や問い合わせ履歴なども一元管理し、社内の営業担当者間で共有可能にします。重複したセールス活動や担当者変更時の引き継ぎミスなどを防ぎ、情報不足による機会損失を防ぐことが可能です。

 

案件管理（進捗を「見える化」）

SFAは、各営業担当者が抱えている案件を管理・共有するための機能が備わっています。社内の営業活動を案件ごとに一元管理でき、各案件の詳細を担当者だけが把握しているという状況を解消できます。結果として、担当者が不在の場合でも対応に支障が出ることを防ぎ、個人の経験や勘に頼りがちな営業活動、いわゆる「営業の属人化」を防ぐことが可能になります。

また、案件ごとの進捗状況を可視化することで、マネージャーにとっても役立ちます。過去の事例を分析して最適なアプローチ方法を導き出すなど、組織全体で営業ノウハウを蓄積・活用できるようになります。

 

行動管理（営業プロセスの管理）

SFAには、営業担当者が自分の行動を管理するための機能も備わっています。スケジューラーと連動させることで、案件と自分の行動予定を紐づけて管理できるほか、タスクの優先順位付けや未対応タスクリストの作成が可能です。また、タスクを他の担当者に配分したり、コメント機能を使ってタスクに関する意見交換を行ったりすることで、営業活動をスムーズに進めることができます。

さらに、SFAはテレアポや商談回数、成約率などの行動や結果を数値化し、営業担当者の業務プロセスを可視化して管理します。営業成果や課題を客観的に把握できるため、営業活動のボトルネックを特定するのにも有用です。また、これらのデータを人事評価の基準として活用することも可能です。

 

スケジュール管理（管理者によるタスクマネジメントもできる）

SFAツールの補助的な機能のひとつに、日々のデータを管理するスケジュール管理機能もあります。単なる予定管理にとどまらず、過去のデータを参照できる点がSFAツールの特長です。日付データと営業活動の記録、顧客情報、コメントを紐づけることで、各営業担当者の商談開始から受注に至るまでのプロセスを詳細に把握できます。この情報は相互に参照可能で、全体の営業効率を向上させるのに役立ちます。

タスク管理機能により各営業担当者は優先度の高いタスクに集中でき、スケジュール共有によって営業担当者間の連携が円滑に進みます。管理者による営業マネジメントにも有用です。

 

予実管理（目標までのプロセスを「見える化」）

予実管理機能は、目標達成に向けた営業プロセスを「見える化」する役割を果たします。営業チーム全体の進捗状況を明確に把握し、計画と実績のギャップを特定して改善策を講じることができます。

予実管理を活用することで、営業チームは一貫性を持った目標達成に向けた活動を行うだけでなく、継続的に営業プロセスを最適化できます。実際のデータと目標データを比較し、どのプロセスでボトルネックが発生しているかを可視化するので、PDCAサイクルを回す際にも有用です。営業プロセスの改善を繰り返すことで、目標達成率を向上させます。

SFAツールの機能には、このほか、日本の商習慣に合わせた日報・週報の機能、見積書作成機能、集計・分析レポート機能（AIによる分析）などがあります。

 

SFAを営業活動に導入するメリット

SFAを営業活動に導入する主な2つのメリットを紹介します。

営業の可視化と効率化

SFA（営業支援システム）を導入することで、営業プロセス全体を「見える化」できる点が大きなメリットです。例えば、商談の進捗状況や各プロセスでの成果をリアルタイムで確認することで、現状を的確に把握できるようになります。また、営業活動を可視化して情報を共有することで、リソース配分の最適化や優先度の高いタスクの明確化が可能になり、営業活動の効率化にもつながります。

 

属人化の防止

営業活動が特定の担当者の経験やスキルに依存する「属人化」を防ぐことも、SFA導入の重要な利点です。SFAでは、顧客情報や商談の履歴、取引データを一元管理し、チーム全体で共有可能にします。

そのため、担当者が変更になった場合でもスムーズに引き継ぎができ、対応ミスや情報の重複を防げます。過去のデータに基づいた営業ノウハウを社内に蓄積して、新しい営業担当者をサポートすることも可能です。SFA（営業支援システム）の導入には多くの利点がありますが、一方でいくつかのデメリットも考慮する必要があります。デメリットについて次章で解説します。

 

SFAを導入するデメリット

SFAを導入するデメリットとして、まず初期導入コストと運用コストが挙げられます。運用後もライセンス料やメンテナンス費用が継続的に発生する可能性があるため、導入前に料金プランをしっかりと確認しておきましょう。

次に、導入後の定着が難しい場合があることもデメリットのひとつです。システムが使いにくかったり、営業担当者が従来の手法に慣れている場合、入力作業が負担と感じられ、利用が進まないケースがあります。SFAはデータの入力と活用が鍵となるため、効果を発揮するには導入までの教育と現場の理解、継続的な運用が必要です。社内でのリソースが確保できない場合には、信頼できる専門業者に依頼するのも一つの手です。

 

SFAツールを効果的に活用するためのポイント

SFAツールをより効率的に活用するための3つのポイントを紹介します。

営業担当者をフォローする

SFAツールを導入する際には、従業員が新しいシステムに対して抵抗や反発を示さないよう、事前に導入の目的や進行フローを営業現場と共有し、現場の理解を得ることが重要です。

SFAツールの導入にあたり、使い方に関する研修を実施して、全スタッフがスムーズにシステムを利用できるようなサポート体制を整えることも必要になります。このような準備を行うことで、ツールの定着率を高め、効果的に営業活動を行うことができます。

 

KPIを設定して目標を共有する

KPIは目標の達成度合いを評価するための指標であり、営業の活動においては、訪問件数や成約率、案件数、成約金額、顧客単価などが評価の対象になります。

KPIを設定することで、各営業担当者がとるべき行動が明確になり、目標達成までのプロセスを可視化できるだけでなく、目標の共有によって組織全体のモチベーションと成果の向上が期待できます。設定したKPIを達成するためには、達成率や見込み状況など、進捗確認を正確に行う必要があります。その際にもSFAツールの活用が有用です。

 

PDCAサイクルを回す

SFA（営業支援システム）は営業の効率化に役立ちますが、効果が即座に現れるわけではありません。営業プロセスの可視化や営業データの蓄積を通じて問題点を発見し、改善を繰り返すことで営業効率や売上の向上を実現します。この過程では、KPI（重要業績指標）を用いて効果を測定し、PDCAサイクルを回し続けることが重要です。

より迅速な効果を得たいのであれば、SFAツールの提供会社が提供するコンサルティングサービスやトレーニングなどの支援を活用するのもおすすめです。

 

SFAツールを導入する際の注意点

SFAには多くのメリットがある一方、使い方によっては機能をじゅうぶんにいかせないことがあります。SFAツールを導入・運用する際には次のような点に注意しましょう。

SFA導入の目的を明確にする

SFAを導入する前に、SFAを利用する目的を明確に決めておくことが重要です。SFAには営業を効率化するための多種多様な機能が備わっていますが、目的が不明確なままでは、機能を十分に活用できないだけでなく、逆に労力や工数が増えてしまう可能性があります。

営業活動のどのプロセスを強化したいか、どの業務を効率化したいかといった具体的な目標を、営業部門としっかりと擦り合わせて決めておきましょう。

 

入力項目の数を適正化する

SFAでは、顧客管理や案件管理などのさまざまな情報をデータ化して管理できますが、その情報をすべて入力するには時間と手間がかかります。

データ量が膨大になると入力項目も多くなり、営業担当者にとって作業負担が大きくなるため、FA導入時には、必要な情報と営業担当者の負担とのバランスを慎重に見極める必要があります。入力項目を適正化し、必要な情報だけを効果的に管理できるようにすることが重要です。

データが膨大になると入力項目も多くなり、作業的な負担が大きくなります。SFAの導入と運用では、管理できる情報、すなわち入力項目の豊富さと、各営業担当者の負担、また、入力したデータを使いこなせるかといったバランスの見極めが重要だと言えます。この点でも前述の「目標の明確化」は欠かせません。

 

データや分析結果は営業担当者にわかりやすく共有する

SFAツールを使用すると、さまざまな営業データを得ることができますが、これらのデータが営業担当者にとって理解しやすい形で提示されないと、効果的に活用することはできません。

データ分析結果は、グラフや図表などを使って視覚的にわかりやすく表示することが求められます。ただし、すべてのデータに自動的に適用されるわけではなく、アウトプットのバリエーションが限られている場合もあります。こうした場合には、データアナリストが営業担当者のニーズに合わせて適切なアウトプットを提供すると良いでしょう。

 

SFAツールとMAツールの連携

SFAはMAツールと連携させることでさらに営業活動を効率化することができます。両者を連携するメリットや注意点を解説します。

SFAとMAの連携で営業効率アップ

SFAツールとMAツールを連携させると、営業部門に渡される前の見込み顧客の獲得から顧客化するまでの育成プロセス、フォローまでを一気に自動化することができます。

MAのリード（見込み顧客）管理機能や社内アラート機能を使えば、打ち合わせまで進んだものの案件化しなかったケースや、検討中止になった場合のフォローも自動的に行えます。そのため、顧客との良好な関係を維持し、失注リストに再度アプローチをすることが可能です。

 

SFAとMAを連携するメリット

SFAとMAを連携する主な2つのメリットについて紹介します。

クロスセル・アップセルの増加が期待できる

SFAツールとMAツールの連携により、クロスセルやアップセルの機会が増加が見込めます。MAはリード（見込み客）の情報を収集し、購買意欲の高い顧客を特定する役割を担います。そのデータを基に、SFAは営業担当者が適切なタイミングで営業活動を行えるよう支援します。このプロセスによって、各既存顧客に対して最適な商品や追加サービスを提案できるため、売上の増加が期待できるでしょう。

よりスムーズな進行

SFAとMAを連携させることで、営業活動とマーケティング活動がシームレスに連携し、よりスムーズに業務を進められます。MAがリードを育成する中で、SFAは商談の進行状況や進捗を把握し、営業活動を最適化します。リードから商談、成約に至るまでのフローが効率化されることで、無駄な時間やリソースの浪費も防げます。また、営業とマーケティングのチーム間で情報をリアルタイムで共有できるため、連携が強化され、より効果的な営業活動が実現できます。

 

SFAとMA、連携時の注意点

SFAとMAは、連携させることで多くのメリットが得られますが、注意すべき点もいくつかあります。まず、両ツールがすべての機能でシームレスに連携できるわけではないため、導入前に各ツールの仕様をよく確認しましょう。連携機能が提供されていない場合や、カスタマイズが必要な場合もあります。ツール同士のデータ形式やインターフェースに違いがあると、データの連携に問題が生じることもあります。

さらに、SFAとMAの連携は単にツールを統合するだけではなく、営業とマーケティングのプロセスの調整や役割分担も重要です。営業部門とマーケティング部門が密接に連携し、データの活用方法などを明確にすることで、より効果的にツールを運用できます。

 

営業も使いこせるMAツール『BowNow（バウナウ）』とは

本メディアを運営するクラウドサーカス社でもMAツール『BowNow』を提供しています。BowNowは、初めてのMA導入に必要な機能を備えたシンプル設計のMAツールで、少人数のマーケティングチームや営業チームでも使いこなすことができます。

導入企業は14,000社を超えており、国内のMAツールのシェアNo.1※を誇っています。導入や運用にあたっては、手厚いサポート体制も整っているため、安心してご利用いただけます。商談管理や見込み管理といった簡易のSFA機能も搭載しており、またSFAやCRMと連携する際にもAPI連携で対応することができます。

※出典：株式会社DataSign「DataSign Webサービス調査レポート 2024.12」

詳しくはこちら：MAツール『BowNow』とは

 

SFAツールを選ぶポイント

SFAについて紹介してきましたが、実際のツールを選ぶ際にはどのようなことに気をつければいいのでしょうか？ツール選定時の3つのポイントを紹介します。

操作性

導入後の活用度に大きな影響を与えるため、SFAツールの操作性は事前にしっかり確認しておきましょう。営業担当者が使いやすいインターフェースを持ち、直感的に操作できるツールが理想的です。

複雑すぎるシステムでは従業員への負担が増え、導入効果が薄れる可能性があります。ツールがクラウドベースであれば、場所を選ばずにアクセスできるため、モバイル対応やリモートワークにも便利です。

 

料金

SFAの料金も重要な選定基準の一つです。SFAツールは、月額料金や利用人数に応じた課金体系が多いため、予算に応じて最適なプランを選ぶことが求められます。

また、機能やサポート内容を比較して、料金以上の価値が得られるかどうかを慎重に判断する必要もあります。高額なツールが必ずしも効果的とは限らないため、自社の規模や目的に合ったものを選びましょう。

 

サポート体制

手厚いサポート体制が整っているかどうかもツール選定の際に必ず確認しましょう。特に導入後のトラブルシューティングや操作方法のサポートが充実しているかどうかや、問い合わせ対応の速さや質は、ツール選びの際の大きな決め手となります。初めてSFAを導入する場合、支援体制が整っているかどうかは特に大切です。オンラインでのマニュアルやFAQが充実しているかも確認することをおすすめします。

 

SFAのおすすめツール

SFAのおすすめツールを4つ紹介します。

SalesForce（セールスフォース）

「SalesForce（セールスフォース）」は、米国に本社を構えるセールス・フォース・ドットコムによって提供されているクラウドベースのCRM・SFAサービスです。全世界および日本国内でトップシェアを誇り、企業規模を問わず15万社以上で導入実績があります。

参考：SalesForce（セールスフォース）公式サイト

 

eセールスマネジャー

「eセールスマネージャー」は「営業」の分野に科学的アプローチで挑んできたソフトブレーンが提供する純国産CRM／SFAツール。使いやすさとフォローアップ体制、定着度の高さに定評があります。

参考：eセールスマネジャー公式サイト

 

JUST.SFA

ジャストシステムが提供するSFAツール「JUST.SFA」は、自社オリジナルのSFAをノーコードで実現し、「営業の属人化」を解消します。MAツールなど外部システムとの連携も可能。無料トライアル版あり。

参考：JUST.SFA公式サイト

 

まとめ

本記事ではSFAについて、CRMやMAとの違い、導入メリット、効果的な使い方のポイントなどを網羅的に解説しました。従来の営業は「勘と経験」に頼る部分が多く、営業担当者の人脈や人柄が重要な要素とされることが一般的で、営業活動は属人的でアナログなものとして認識される傾向にありました。しかし近年では営業分野のIT化や効率化が進み、営業のイメージが大きく変わりつつあります。

さらに、マーケティング活動にもITツールの導入がほぼ必須となっており、営業とマーケティングの連携が重要視されています。SFAとMAを活用して営業とマーケティングが連携することで、これまでだったら機会損失していた場面も防ぐことができ、売上の向上などが期待できます。

自社の目的に適したSFAツールを選び、ポイントを押さえて運用することで、営業の効率化を図ると同時に、蓄積されたマーケティングノウハウをより効果的に活用することができるでしょう。

 

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