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セミナーのお礼メールの書き方を解説!テンプレートや作成のポイント

(公開:2024/02/01)
セミナーのお礼メールの書き方を解説!テンプレートや作成のポイント

セミナーのお礼メールは、セミナーの成果を最大化させる施策のひとつです。
本記事では、成果に繋がるセミナーのお礼メールを作成する際のポイントや、実務で使えるテンプレートなどをまとめて解説します。

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セミナー事前準備チェックリスト

年間50本以上セミナーを主催するクラウドサーカスのノウハウをもとに、セミナー開催前の準備をスムーズにかつ漏れなく行うためのチェックリストを作成しました。セミナーの開催をお考えの企業様は是非、お気軽にダウンロードくださいませ。

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セミナー後にお礼メールを送る理由

セミナーのお礼メールといえば、参加のお礼のみを記載しているメールを想像する方もいらっしゃるかもしれません。しかし、セミナーのお礼メールは、参加者に開催後にとってほしい行動がある場合に、それを促す絶好の機会になることをご存じでしょうか。

例を1つあげてご紹介すると、セミナーを開催した後に、参加者にアンケートの回答をお願いしたいと考えていたとします。
対面形式のセミナーだと会場で、オンライン形式のセミナーだとWeb会議上で、アンケートへの回答を促すことが一般的です。参加者が「セミナー中にアンケートを回答する時間がない」「用事があり途中退席した」「回答できずにすぐに帰ってしまった」といった状況に置かれていた際に、お礼メールにアンケートの回答の依頼を記載して送付すると、参加者のアンケート回答数が増加するといったことがあります。

このようにセミナーのお礼メールは、活用の仕方次第で、セミナーのあとに参加者にとってほしい行動を促し、主催者側の得たい成果を最大化することに繋がるため送付します。

 

セミナーのお礼メールを作成・送付するときのポイント

実際にセミナーメールを作成し、送付する際に抑えておきたいポイントを2つご紹介します。

セミナーメールを作成・送付する際に抑えておきたいポイントを2つ

 

促したいアクションに合わせて内容を作成する

セミナーの開催後に、参加者にとってほしい行動がある場合は、お礼メールにその行動を促進するために必要な情報を明記します。セミナーの目的によって、主催者側が参加者側に促したい行動は様々ありますが、一般的によくあるものは以下です。

  • セミナーアンケートの回答
  • 次回のセミナーの案内、申込みの誘導

 

もし、主催者側が提供する製品やサービスについてセミナーで紹介があり、その製品・サービスに参加者が興味を持っているとわかっている場合には、以下のような内容を合わせて記載し、送付することもあります。

  • 製品やサービスの紹介資料
  • 個別相談や商談の日程調整の打診

 

送るタイミングを逃さない

お礼メールは、送付するタイミングも重要です。セミナー終了以降、時間が経つほど、参加者にお礼メールを開封してもらいづらくなったり、促したい行動があってもその行動を実行してもらいづらくなります。セミナーへの関心度や、セミナーの内容に関する記憶、受講したことで抱いた感情が、時間が経つほど薄れてしまうためです。

そういったことを防ぐためにも、基本的にセミナーのお礼メールは、セミナーの終了直後(早ければ終了時刻頃、遅くとも終了後1日以内など)を目安に、送付するようにしましょう。

 

セミナーのお礼メールの内容

ここでは、セミナーのお礼メールの汎用的な内容について、クラウドサーカス株式会社が実際に送付している例を用いて、ご紹介します。

セミナーのお礼メールの汎用的な内容

 

セミナー参加のお礼

まず、冒頭でセミナーに参加してもらったお礼を、端的に伝えます。

 

アンケート回答のお願い

セミナーに参加した方向けのアンケートの回答依頼を記載します。アンケートを実施する意図と、回答方法(Web上で回答する場合はURLも添付する)について明記します。

 

アンケート回答特典の案内

アンケート回答における特典を用意している場合には、お礼メールにもその旨を必ず明記しましょう。アンケートに回答してもらえる確率が向上します。

 

次回のセミナーの案内

もし、次回のセミナーの予定が決まっている場合には、その案内を記載するようにしましょう。セミナーのゴールが何なのかにもよりますが、自社の製品やサービスの購買が最終的なゴールにあった場合、一回のセミナー参加だけで意思決定をする参加者は稀です。

BtoCの場合は、参加者個人の感情などによって短期的に意思決定されることも多いですが、BtoBの場合は基本的にリードタイムが長く、「いくつかのマーケティング施策を経て購買を意思決定する」傾向が強いと言われています。最終的な購買に繋げていくためにも、次のセミナーの開催がきまっている場合は、お礼メールに記載することをおすすめします。

 

セミナー後のお礼メールのテンプレート

セミナーのお礼メールを作成するにあたり、すぐに使えるテンプレートを、送付先の参加者の属性に合わせて2パターンご紹介します。

 

基本的なお礼メールのテンプレート

セミナーに参加してくれた方全員に、汎用的に送付できるお礼メールのテンプレートをご紹介します。アンケートの回答と、次のセミナーへの参加を促す内容になっています。

〇〇様

平素からお世話になっております。●●●株式会社の田中です。

この度は、●●●主催のセミナーにご参加いただき、誠にありがとうございました。
セミナーで得たノウハウが、〇〇様の普段の業務の一助となれば幸いです。

さて、セミナーに参加された方に、アンケートへの回答をご協力いただいております。

▼アンケート回答フォーム(回答時間:1分程度)
https://xxxxxxxxxxxxx

回答された方には、下記の特典を無料でプレゼントしております。
■■■■アンケート回答特典■■■■
・アーカイブ動画
・△△お役立ち資料
■■■■■■■■■■■■■■■■■
セミナー内容の振り返り用に、ぜひお手元に置いていただければ幸いです。

また、次回はXX月XX日に「~~~~~~」というセミナーを開催いたします。
〇〇様の業務を推進する上でヒントになる内容になっておりますので、ぜひご参加ください。
参加登録URL:https://xxxxxxxxxxxxx

それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●●●株式会社 セミナー運営事務局
住所:〒XXX-XXXX xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
TEL: xx-xxxx-xxxx メール:xxxxxx@xx.co.jp
公式サイトURL:https://xxxxxxxxxxx
個人譲歩保護方針:https://xxxxxxxxxxxx
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

確度が高い参加者へのお礼メールテンプレート

セミナー後、すぐに商談や成約に繋がりそうな参加者については、購買を促進するために、以下のように個別相談や商談を打診するメールを送ります。

〇〇様

平素からお世話になっております。 ●●●株式会社の田中です。

この度は、●●●主催のセミナーにご参加いただき、誠にありがとうございました。
セミナーで得たノウハウが、〇〇様の普段の業務の一助となれば幸いです。

さて、セミナーに参加された方に、アンケートの回答をご協力いただいております。
アンケート回答の特典として、セミナーのアーカイブ動画をプレゼントしておりますので、
是非、内容の振り返りにご活用ください。
▼アンケート回答フォーム(回答時間:1分程度)
https://xxxxxxxxxxxxx

また、セミナーで紹介した製品の詳細や、〇〇様の会社の状況と近い企業の事例に
ご興味をお持ちでしたら、以下のURLから無料相談を承っております。
〇〇様のご都合の良い日程で、よろしければ30分ほどお時間いただけますと幸いです。
▼個別相談の日程調整ツールURL
https://xxxxxxxxxxxxx

それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
●●●株式会社 セミナー運営事務局
住所:〒XXX-XXXX xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
TEL: xx-xxxx-xxxx メール:xxxxxx@xx.co.jp
公式サイトURL:https://xxxxxxxxxxx
個人譲歩保護方針:https://xxxxxxxxxxxx
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セミナーのお礼メールに加え、集客・追客にも活用できる「MAツール」

お礼メールの配信は、メール配信ツールやMAツールを活用した一斉配信が便利です。特に、MAツールであれば、顧客の属性別に文面を使い分ける場合も、簡単に参加者リストを分けてそれぞれ配信でき、また配信後の行動(お礼メールの到達・開封・Webサイトの閲覧履歴など)もまとめて管理できるなど、便利な機能が揃っています。

セミナーのお礼メールに加え、集客・追客にも活用できる「MAツール」

関連記事:MAツールとは?基礎知識から機能・事例までわかりやすく解説

 

MAツールとは?お礼メール以外にも役立つ4つの活用法

MA(マーケティングオートメーション)とは、「顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化し自動化する」ことで、それを実行してくれるソフトウェアを『MAツール(マーケティングオートメーションツール)』といいます。セミナーにおいて、MAツールは以下の4つの活用法があります。

 

顧客情報(集客対象から参加者まで)を一括管理

MAツールは、大量の顧客情報をデータで一括管理することができます。また、顧客の属性別などでデータをグループ分け(セグメント)することができ、顧客情報をわかりやすく管理することにも役立ちます。

 

集客メールを配信でき、申込みフォームも簡単に作成

顧客情報を活用し、セミナーへの参加を促す「集客メール」を、対象者に一括配信することができます。セミナーでは、チラシやWebサイトを活用する集客方法以外に、自社がすでに保有している顧客リストに対して集客を行うことも、非常に効率的かつ効果的です。

また、顧客の属性や状況に応じて、メール配信の対象リストや、送付する文面も送り分けることができ、集客を柔軟に行うことができます。フォーム作成機能で、セミナーの集客で必要となる申込みフォームも、簡単に作成し利用することができます。

 

お礼メールの送付や、アンケートの回収・保存にも便利

集客メールと同様に、参加者の登録情報をもとに、お礼メールを一括配信することができます。顧客の属性別に、配信リストや文面を送りわけることも可能です。また、セミナーのお礼メールに記載することが多いアンケートについても、前述のフォーム機能を利用することで、簡単に回答フォームを作成し利用することができます。フォームから送信された回答結果は、全てMAツール内に保存され管理できます。

 

分析や個別フォローに活用できる

セミナーの参加履歴、お礼メールへの反応、アンケートの回答結果といった情報は、すべてMAツール内で顧客情報と紐づけて管理することができます。顧客の動きをデータで把握することができ、そのデータをもとにセミナー後のフォローや、次回以降の開催の改善に役立てることができます。

 

セミナーに役立つシンプルなMAツール『BowNow』とは?

セミナーに役立つシンプルなMAツール『BowNow』

セミナーの業務で役に立つ『MAツール』について、簡単にご紹介しました。数あるMAツールのなかでも、はじめてMAツールを導入する際におすすめのツールをひとつご紹介します。『BowNow(バウナウ)』というツールです。

BowNowは、国内シェアNo.1※のMAツールで、2024年1月時点の導入社数は13,000社を超えています。運用体制が小規模である企業や、ツールに不慣れな企業でも安心して導入・運用できるよう、「リーズナブルな価格」と「シンプルな操作性」にこだわり、開発・提供されています。価格設定も無料で利用できるフリープランからあること、導入後に約3か月間の無料カスタマーサクセスサポートが受けられることも魅力の一つです。
※出典:株式会社DataSign「DataSign Webサービス調査レポート 2023.12」

関連ページ:MAツール『BowNow』とは?

 

まとめ

お礼メールの作成のポイントから、テンプレート、配信に役立つツールとしてMAツールについてご紹介しました。お礼メールをうまく活用することができれば、主催者側が参加者にとってほしい行動を促すことができ、セミナーを通して期待している成果を得やすくなります。
セミナーを開催する際には、ぜひ配信を徹底してみてください。お礼メールを含め、丁寧なフォローを続けていくことが、顧客との関係構築における鍵となります。

また、セミナーお礼メールといった開催後のフォロー含め、セミナーの企画・準備・運営に役立つ以下の無料資料をご用意しています。ぜひご参考ください。

 

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