【例文あり】展示会の効果を最大化させるお礼メールの書き方とポイントを徹底解説！
お礼メールの効果を最大化させるためには、セグメントに分け、文章を工夫するなどの施策が重要です。むやみにメールを送っても、良い効果は見込めません。
そこで本記事では、お礼メールのメリットや書き方、例文のほか、お礼メール送付後のアプローチについて紹介します。
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展示会の効果を最大化させる12の手法
展示会の後は【お礼メール】の送信が効果的
展示会には多くの企業が出展しています。来場者は限られた時間内に多くのブースを見て回るため、説明を受けても詳細に記憶できません。説明を聞いた際は「良い」と思っても、時間が経つにつれ記憶に埋もれ、忘れてしまうこともあります。
そこで重要となるのが「お礼メール」です。自社についての記憶を呼び起こし、印象付けられるほか、参加者側から問い合わせが来るなどの次なるアクションが期待できます。また当日に伝えきれなかった資料やWebに掲載している情報を併せて送ることで、関心を高めるなどのフォローも可能です。
展示会後にお礼メールを送信するメリット
自社サービス・製品を思い出してもらえる
展示会では多くの企業と名刺交換をするため、どの企業が何の製品を扱っていたのか忘れられてしまうことも。展示会直後にお礼メールを送ることで、記憶に埋もれてしまうのを防ぎ、自社製品やサービスについて思い出してもらえます。
自社サービス・製品への関心を高められる
展示会当日に話しきれなかった情報の補足ができます。お礼メールは、展示会で配られなかった資料やWebサイトのリンクなどを付け加え、興味関心を高めるためのツールとして最適です。「自分から連絡するほどではないが、多少興味はある」といった人にも、お礼メールという名目でさりげなくアプローチできます。最適なご案内ができれば「もう少し詳しく話を聞いてみたい」と心を動かすきっかけになるでしょう。
お客様からの具体的なアクションにつながる
展示会とお礼メール、2重のアプローチで課題解決に役立つツールだと印象づけられれば、お客様からのアクションも期待できます。通常のメルマガの開封率は一般的に20～30％程ですが、弊社クラウドサーカスで実施した実績データでは、展示会のお礼メールの開封率は60％以上。サービス検討を目的に展示会に出向いたお客様に多くアプローチができれば、リアクション率も良い数値が期待できます。
展示会お礼メール作成時の４ステップ
ステップ１：参加者をセグメント分けする
セグメント分けとは、属性で顧客を分ける手法のことです。展示会には多くの人が集まります。広く情報収集をしたい人、求めるツールがある程度決まっており、商談を前提に展示会に来場している人など顧客毎に目的もさまざま。そこで、来場者を目的や属性ごとに分けて、見込み顧客となる可能性の高い相手を抽出します。
ステップ２：メールの本文を作成する
セグメント分けした顧客ごとに最適な文面を考えます。メール本文は、展示会で名刺交換した会社からのメールとわかるよういつ名刺交換をしたのか、どの展示会で出会ったのかを明確にわかるように記載します。検討ニーズの高い顧客には、お打ち合わせ日程の打診の文言を入れるのも良いでしょう。展示会時の会話内容を盛り込み、個別の文面を作成するのも効果的です。あくまでお礼メールのため、営業的な売り込みやアプローチは控えめにします。
ステップ３：メールを配信する
すべて完了したらセグメント分けした顧客ごとにメールを配信します。お礼メールはなるべく早く送るのが良いとされています。展示会からしばらく日程が経過してからですと、他社のお礼メールに埋もれ、見てもらえる確率が低くなるためです。また不要な場合はメルマガ解除が簡単にできるよう、相手を煩わせない対策もおこないましょう。気持ちの良いやり取りを心がけ、マイナスイメージを残すリスクは避けます。
ステップ４：アフターフォロー
メールに対して反応があった場合は、商品説明の為のお打ち合わせアポの打診をするなどの、アフターフォローも重要です。また反応がない相手に対しても、継続的に有益な情報を配信し、課題が顕在した際に自社のサービスを思い出してもらえるように、信頼感や購買意欲を高めていきます。
展示会お礼メールのポイント
１：展示会後「すぐ」に送る
お礼メールは当日または翌日、「すぐ」に配信するのが良いとされています。時間が経つにつれ興味関心が薄れ、商談につながりにくくなるためです。また展示会後は多くの企業がお礼メールを送るため、遅れると他社のメールに埋もれて見てもらえない可能性があります。
商談につながりそうな場合は特に、早めにメールを送りましょう。展示会後すぐにメールを送りたいので、メール本文は出展前にあらかじめ作っておくことをおすすめします。
２：展示ブースの内容や案内を盛り込む
定型文だけ送ると印象に残らず忘れられてしまうため、自社ならではの文面になるよう工夫をするのも重要です。展示会の来訪者は多くのブースをまわるため、製品や企業名、ブースでのやりとりがあいまいになっています。会社名やサービス内容を伝えるだけでは、思い出せない可能性も。
当日のブースを思い出すような情報を盛り込むことで、「あのブースのことか！」と思い出しやすくなります。記憶が薄れる前に再度しっかり思い出してもらえれば、記憶の定着を促す効果も期待できます。
３：お客様の関心度に合わせた内容を作成する
関心度合いが高い顧客へのメールには、展示会で交わした会話の内容を混ぜ合わせて、個別にアプローチするのが効果的です。そこまで関心を持っていない相手の場合、積極的にアプローチすると引かれてしまうことがあるので、さりげなくサービスの紹介を盛り込んだ簡潔な文面を送りましょう。
４：顧客をセグメント分けしてメールを作成する
関心度合い別に最適なメールを送ることで、お礼メールの効果を最大限に引き出せます。顧客を「すぐ商談につながる可能性のある、確度が高いリード」「継続フォローで購買意欲を育てる、確度が低いリード」などの属性に分けて、それぞれに適したメールを作成しましょう。
５：特典をつけるなどしてメリットを提供
お礼メール限定の特典を入れるのもおすすめです。当日話した内容に関するお役立ち資料や関連コンテンツのWebページURLなどを特典としても良いでしょう。件名に「特典付与」を示唆する文言を盛り込めば、開封率向上が期待できます。
展示会お礼メールの内容
お礼メールは、お客様の興味関心度合いや当日お話したサービスごとに内容を送り分けます。
ブースでお話をした検討確度の高い来場者向けにはポイントの打診、当日名刺交換のみおこなった検討確度の低い顧客にはフォローアップセミナーへ誘導など、お礼メールの目的を分けましょう。
メールは2種類作成します。それぞれ次の構成を参考にしてみてください。
お礼メールのアクション
今回は資料ダウンロードやアポイントの打診、フォローアップセミナーをアクションとして設定しましたが、企業によって様々なアクションがあります。よくあるアクションをご紹介しますので参考にしてみてください。
展示会お礼メールの例文：確度が高い来場者向け
▼メールテンプレート
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件名：【自社名】○○（展示会）ご来場のお礼
○○会社 ○○様
お世話になっております。 ○○会社の○○です。
先日はお忙しい中「○○（展示会名）」にて、 弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
（★さらに、展示ブースの写真を添付するなど、ブースを思い出す情報を入れる。）
当日は～～～～に関する○○ツールをご紹介しておりました。
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その他、ご不明点がございましたらお気軽にお申し付けください。 ○○様のお悩みを解決できるご提案ができればと思いますので 今後とも、何卒よろしくお願いいたします。 署名 |
展示会お礼メールの例文：確度が低い来場者向け
▼メールテンプレート
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件名：【自社名】○○（展示会）ご来場のお礼／MAツールセミナーのご案内／●●自社名●●
○○会社 ○○様
お世話になっております。 ○○会社の○○です。
先日はお忙しい中「○○（展示会名）」にて、 弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。 ※ホットアイマスク「めぐりズム」をお配りしていた会社です
（★さらに、展示ブースの写真を添付するなど、ブースを思い出す情報を入れる。）
当日は～～～～に関する○○ツールをご紹介しておりました。 ーーーーーーーー ★簡潔に商品紹介をする ＼Webサイトから商談を生むツール／ ■マーケティングオートメーション「BowNow（バウナウ）」
https://bow-now.jp/ 導入社数12,000社以上 無料で使えるマーケティングオートメーション 【資料ダウンロード】⇒ https://bow-now.jp/documents/bownow/?bownowmail~~~ ーーーーーーーー MAツール・Web制作・広告・SEO対策・採用など、デジタルマーケティングでお困りの際は、お気軽にこちらのメールに返信してご相談ください。
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…………………………………………………………………………………………… ご都合が悪い場合は、セミナーでお伝えしたかった内容を直接お話しさせていただきますので、お気軽にご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
署名 |
打ち合わせ打診は日程調整ツールを利用するのがおすすめ
顧客との日程調整の際に、オンラインで素早く日程確定できる日程調整サービスを利用するのがおすすめです。
コロナ禍で非常に多くの日程調整サービスが普及しており、無料からご利用いただけるサービスも多くあります。
ここでは、おすすめの日程調整ツールを2つご紹介させていただきます。
【eeasy(イージー)】
打ち合わせ場所やWEB会議の調整も自動化し、ダブルブッキングなく予約可能。
上場企業からベンチャーまで30000社以上が導入中しており、社員1人あたり年間100～200時間の無駄を削減の実績もあり。
＞ eeasy(イージー)のWebサイトを見る
【TimeRex(タイムレックス)】
無料プランでも基本的な日程調整の対応に対応。
またSlack、Zapier、Google Analyticsといった多様な外部ツールとの連携が可能。
＞ TimeRex(タイムレックス)のWebサイトを見る
おまけ：メール送信後の営業アプローチ
お礼メールを配信したら、アプローチを開始しましょう。メールにくわえて、電話でのアプローチも効果的です。電話での営業に慣れていない場合は、トークスクリプト（営業台本）を決めておきます。電話が上手な人や営業責任者と共に作成してください。
トークスクリプト例
簡単にお礼メール送信後のトークスクリプト例をご紹介します。ここにさらに自社用の肉付けをして、パターンを細分化し、どんな反応が来ても返せるような内容を作るのがおすすめです。
①挨拶と、当日を思い出す内容をつたえる
「お世話になっております。○○会社の○○です。先日○○展示会で名刺交換をさせて頂いた会社ですが、その時に○○をお配りしていて～（当日を思い出す情報をくわえる）。」
相手が覚えていない場合は「そうですよね！全然大丈夫です！」と軽く流し、次の話題へ。
②アポイントの打診
「ご案内させていただいたのが○○で、当日あまり詳細にお伝えできなかったので、一度どんなことができるかご案内できればと思っております。来週の●日か●日でご都合いかがでしょうか？」
→OKの場合
「ありがとうございます！最適なご提案がしたいので、少しこのお電話で○点だけお聞きしたいことがあるのですが…」と詳細や条件を聞くほか、日程の確認と確認メールの送付先を聞き、「それでは、当日を楽しみにしております」で終了。
会話途中で「やっぱりNG…」という流れになったら、資料送付やセミナー案内など、別のご案内をして終了します。
→NGの場合
NGの場合は「○○って聞いたことはございますか？」と商品の概要を紹介して興味を促し、再度日程の打診につなげます。
また「サービスの詳細を知りたい」「資料だけほしい」「担当ではない」といった理由で補足を促されたり、断られたりする場合があります。このような返答が来た場合は、資料送付のご案内をしたり、担当者をご紹介頂けるか聞いたりと柔軟に対応しましょう。そして「口頭でも補足させて頂ければ～」などの会話につなげ、再度日程の打診も行います。
日程調整にまで至らなかった場合は、簡単に資料送付やセミナー案内など、その他のアクションに誘導するご案内をして、お礼を言い終了します。
展示会フォローにMAツールを活用してみませんか
展示会から商談につなげるためには、顧客の興味関心に合わせたフォローとアプローチが欠かせません。そこで役立つのがMAツールです。MAツールは顧客の行動が可視化できるため、効率的で効果的なフォローが可能になります。
MAツールを導入することによるメリット
MAツールを利用すると、主に、以下のことがわかります。
- メールを開封したかどうか
- メール本文のどのサービスリンクをクリックしたか
- メール開封後、Webサイトを訪れたか
- Webサイトのどのページを何分閲覧したのか
顧客の行動が可視化できるため、どれだけ自社に興味があるのかが推測できるようになります。こういった顧客の行動ログデータをもとに顧客にあったアプローチが可能となります。
例えば、Webサイトの特定のページに何度も訪れていることがわかれば、そのページの情報を盛り込みご連絡をすることでアポイント率の向上が見込めます。
このようにMAツールを利用することで、顧客にとって最適なタイミングで最適なアプローチを行うことができることがメリットです。
弊社は無料からご利用いただけるMAツール「BowNow」を提供しております。
3分で登録ができるフリーミアムプランもありますので、展示会お礼メールの効果を最大化させたい場合はぜひ、ご一考ください。
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