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【例文付】展示会お礼メールの作り方!1週間で250商談を生む企業の事例

2024/01/12 (公開:2023/04/07)
【例文付】展示会お礼メールの作り方!1週間で250商談を生む企業の事例


展示会のお礼メールの効果を最大化させるためには、むやみに送っても良い効果は見込めません。そこで本記事では、お礼メールのメリットや書き方、例文のほか、お礼メール送付後のアプローチについて紹介します。

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展示会後にお礼メールを送る目的

展示会後に送付するお礼メールには、以下の2つの目的があります。

 

①自社のことを思い出してもらえる

展示会には多くの企業が出展しています。来場者は、限られた時間内に多くのブースを見て回るため、説明を受けても全てを記憶できません。また、ブースで説明をうけた際に「良い」と思っても、時間が経つにつれ記憶に埋もれ、忘れてしまうこともあるのです。
そういった中、展示会のお礼メールを送付することで、来場者に自社についての記憶を呼び起こしてもらうことができます。また、他の企業よりも来場者の印象に残りやすくなります。

 

 

②具体的なアクションに繋げやすくなる

「思い出してもらえる」「印象付けることができる」他にも、展示会のお礼メールを送付すると、来場者側から能動的に問合せや資料請求が来るといったアクションを期待できます。また、自社の営業担当者から、展示会後に来場者に連絡をするにしても、一度お礼メールを送っていることで、相手の記憶に残りやすくなっているため、不信感が薄らぎ、商談を獲得しやすくなります。

ちなみに、弊社クラウドサーカス株式会社では、通常のメルマガの開封率は20~30%程、一般的にもその辺りが平均と言われていますが、展示会お礼メールの場合、開封率は60%を超えます。それだけ、多くの来場者の目に留めて頂けるものですので、展示会後の効果を最大化するためにも送付するようにしましょう。

 

 

展示会お礼メールのポイント

展示会のお礼メールを作成し配信する際には、いくつか抑えておきたいポイントがあります。

展示会お礼メールのポイント

 

①展示会後「すぐ」に送る

お礼メールは当日または翌日、遅くとも3営業日以内など「すぐ」に配信するのが良いとされています。時間が経つにつれ興味関心が薄れ、商談につながりにくくなるためです。また展示会後は多くの企業がお礼メールを送るため、遅れると他社のメールに埋もれて見てもらえない可能性があります。
商談につながりそうな場合は特に、早めにメールを送りましょう。展示会後すぐにメールを送りたいので、メール本文は出展前にあらかじめ作っておくことをおすすめします。

 

 

②展示ブースの内容や案内を盛り込む

定型文だけ送ると印象に残らず忘れられてしまうため、自社ならではの文面になるよう工夫をするのも重要です。展示会の来訪者は多くのブースをまわるため、製品や企業名、ブースでのやりとりがあいまいになっています。会社名やサービス内容を伝えるだけでは、思い出せない可能性も。
当日のブースを思い出すような情報を盛り込むことで、「あのブースのことか!」と思い出しやすくなります。記憶が薄れる前に再度しっかり思い出してもらえれば、記憶の定着を促す効果も期待できます。

 

 

③来場目的や見込み度に合わせた内容を作成する

関心度合いが高い顧客へのメールには、展示会で交わした会話の内容を混ぜ合わせて、個別にアプローチするのが効果的です。そこまで関心を持っていない相手の場合、積極的にアプローチすると引かれてしまうことがあるので、さりげなくサービスの紹介を盛り込んだ簡潔な文面を送りましょう。

 

 

④顧客をセグメント分けしてメールを配信する

関心度合い別に最適なメールを送ることで、お礼メールの効果を最大限に引き出せます。顧客を「すぐ商談につながる可能性のある、確度が高いリード」「継続フォローで購買意欲を育てる、確度が低いリード」などの属性に分けて、それぞれに適したメールを作成しましょう。

 

 

⑤特典をつけるなどしてメリットを提供する

お礼メール限定の特典を入れるのもおすすめです。当日話した内容に関するお役立ち資料や関連コンテンツのWebページURLなどを特典としても良いでしょう。件名に「特典付与」を示唆する文言を盛り込めば、開封率向上が期待できます。

 

 

展示会お礼メール作成ステップ4つ

展示会お礼メールのステップ

 

ステップ①メールの本文を作成する

展示会終了後は、可能な限り早めにお礼メールを配信します。展示会に出展した他社よりも一早く顧客と接点を持ち、目に留めてもらうことで、商談といった機会に繋げやすくするためです。
そのため、お礼メールは展示会後ではなく、展示会開催前までに、テンプレートなどを活用し、ある程度のかたちは作成しておきましょう。開催後に0から作成するよりも、来場者にアクションを開始するまでの時間を短縮することができます。
汎用的なお礼メールはもちろん、商談や成約の見込み度の高い顕在層については、例えばお打ち合わせ日程の打診の文言を入れるなど、来場者の属性・来場目的・見込み度によってパターンを用意しておきましょう。

 

 

ステップ②ブース来場者情報のデータ化・セグメント分け

展示会終了後は、すぐにお礼メールを送付できるように、早めに集めた名刺をデータ化していきます。基本的には、よほどターゲット外の名刺でない限りはデータ化しますが、データ化した顧客情報は、顧客の属性や来場目的によってセグメント(顧客を分ける手法のこと)を行うことも重要です。展示会には多くの人が集まります。所属している業界が様々であったり、「広く情報収集をしたい」「求めるツールがある程度決まっており、商談を前提に来ている」など、来場の目的も様々です。これらの属性・来場目的・見込み度に応じてお礼メールを送付することで、展示会後の商談や成約に繋げやすくなります。

 

 

ステップ③メールを配信する

ステップ②でセグメント分けした顧客ごとに、ステップ①で作成しておいたメールを配信します。前述のとおり、開催後に日数が経過してからお礼メールを配信すると、他社のお礼メールに埋もれ、来場者にお礼メールを見てもらえる確率が下がります。

 

 

ステップ④アフターフォロー

メールに対して反応があった場合は、商品説明の為のお打ち合わせアポの打診をするなどの、アフターフォローも重要です。また反応がない相手に対しても、継続的に有益な情報を配信し、課題が顕在した際に自社のサービスを思い出してもらえるように、信頼感や購買意欲を高めていきます。

 

 

展示会お礼メールの内容

では、具体的に展示会のお礼メールには、どのようなことを記載すると良いのでしょうか?ここでは、基本的なお礼メールの内容を、弊社クラウドサーカス株式会社が実際に送付しているお礼メールをもとにご紹介します。

展示会お礼メール 内容

 

①件名

せっかく作成したお礼メールも、開封してもらえなければ読んでもらえません。お礼メールの件名は、開封率を大きく左右する要素の一つです。なにか突飛なものにする必要はありませんが、「何の展示会」の「どの出展企業」からのお礼メールなのかは、一目でわかるようにしておきましょう。弊社クラウドサーカス株式会社では、以下のようなシンプルな件名を使用しています。

 

先日はデジタル化・DX推進展にてありがとうございました | クラウドサーカス株式会社

 

 

②挨拶文

お礼メールの本文の出だしでは、通常のメールと同様、送付元の企業名と担当者の氏名を記載すると共に、来場者に自社のことを思い出してもらいやすいよう「どの展示会」に「何の商材・サービスを展示していた企業」なのか、明記するようにしましょう。また、展示していた商材・サービスの公式サイトへのリンクや、配布ちらしの電子版なども添付しておくと、効果的です。

 

 

③展示ブースの写真画像

挨拶文で、自社のブースについてテキストで説明しただけでは、思い出してもらいづらいこともあります。そのため、添付のようにブースの写真を事前に撮影しておき、お礼メールに添付しておくことを、非常におすすめしております。視覚的な情報の方が、来場者の記憶に残っていることが多いため、より思い出してもらいやすくなります。

 

 

④本文

本文は、ブース来場者のセグメントに合わせて、内容を調整します。主に、以下のような内容が良いでしょう。

  • 短期で成約する可能性のある顕在層      : 打合せ日時の相談
  • 中長期でこれから成約する可能性のある潜在層 : セミナーや動画・記事といったナーチャリングコンテンツを継続配信


顕在層に向けて、打合せの日時を相談する場合は、商材説明なのか、デモなのか、その企業にあった商材・サービスの事例を紹介するのかなど、必ず打合せで何をするのか明記するようにしましょう。打合せの日程調整ツールを活用することも効果的です。潜在層は、すぐに商談や成約に至る可能性が低いため、お役立ちコンテンツを送付します(※以降送付する予定であれば、その旨を記載しておきましょう)。購買意欲が高まったタイミングでアプローチできるよう、継続的に情報提供を行っていきます。

 

 

⑤結び

本文の記載が完了したら、最後に締め繰りの言葉を記載します。

 

 

⑥署名

来場者からすれば、名刺交換をして日の浅い企業から連絡が来ると、不安なこともあります。また、いざ気になったときに問合せしやすいように、送り主である自社の諸情報(企業名・住所・問合せ用の電話番号とメールアドレス・公式サイトURL)は署名にまとめて記載しておくようにしましょう。

 

 

展示会お礼メールのテンプレート

来場者の見込み度別に、2つのテンプレートを紹介します。実際にクラウドサーカス株式会社が配信したことのあるお礼メールも参考に載せておりますので、合わせて参考にしてみてください。

 

すぐに商談・成約に繋がる可能性の高い来場者向け(顕在層)

展示会で会話をし、すぐに商談に繋がりそうだった来場者や、展示会後の打合せの設定を口頭で約束した来場者については、以下のような打合せ候補日程付きのお礼メールを送付しましょう。展示会会場で話した内容を盛り込むと、来場者も想起しやすいので、簡潔に記載するようにしましょう。

 

▼メールテンプレート

 

--------------------------------------------------------------
件名:先日の■■■展示会では誠にありがとうございました | ▲▲株式会社
--------------------------------------------------------------
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。▲▲株式会社の●●と申します。
先日、東京ビッグサイトで開催された■■■展示会では、弊社のブースにて足をとめてくださり、誠にありがとうございました。

※ブースの写真画像をこちらに添付※

当日は、XXXXXXXXXできる「▲▲▲▲▲」という製品をご案内しておりました。
ブースではお時間に限りがあり、製品の概要を説明させて頂くまでとなりましたので、
差し支えなければ、一度実際にお伺いし、製品のデモンストレーションや、貴社に合った事例をご紹介できればと考えております。
〇〇様の直近のご都合はいかがでしょうか。
参考までにいくつか日程を提示させていただきますので、ご都合のよい日をご連絡いただけますと幸いです。

▼日程候補
・●月●日 ●時●分~●時●分
・●月●日 ●時●分~●時●分
・●月●日 ●時●分~●時●分

上記の日程ではご都合が合わない場合は、本メールへのご返信の形で、いくつか候補日を頂戴できれば幸いです。
その他、ご不明点・ご質問などございましたら、ぜひお気軽にお問合せください。
それでは、どうぞよろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------------------
▲▲株式会社
担当:●●
住所:▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲
TEL:■■-■■■■-■■■■
Mail:〇〇〇〇〇〇@〇〇〇.jp
URL:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
--------------------------------------------------------------

 

 

中長期で商談・成約に繋がる可能性のある来場者向け(潜在層)

展示会後、すぐに商談や成約に至る見込みが低い企業については、中長期で接点を持つため、基本的には以下のようなお礼メールを送ります。また、以下を送った後に、営業からフォローコールを行うといったアクションをとっても、問題ありません。

 

▼メールテンプレート

 

--------------------------------------------------------------
件名:先日の■■■展示会では誠にありがとうございました | ▲▲株式会社
--------------------------------------------------------------
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。▲▲株式会社の●●と申します。
先日、東京ビッグサイトで開催された■■■展示会では、弊社のブースにて足をとめてくださり、誠にありがとうございました。

※ブースの写真画像をこちらに添付※

当日は、XXXXXXXXXできる「▲▲▲▲▲」という製品をご案内しておりました。
ブースではお時間に限りがあり、製品の概要を説明させて頂くまでとなりましたが、
弊社では、主に以下のような課題の解決を行うことができます。

※製品・サービスで解決できる課題を2~3個記載※

今後とも、このような課題の解決に役立つ情報を、メールやお電話でお届けできればと考えておりますので、
よろしければご活用頂けますと幸いです。
本日は早速、1週間後に開催予定のお役立ちセミナーのご案内をさせて頂きます。

※お役立ちセミナーの概要と申込方法を簡単に記載※

ご不明点・ご質問などございましたら、ぜひお気軽にお問合せください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------------------
▲▲株式会社
担当:●●
住所:▲▲▲▲▲▲▲▲▲▲
TEL:■■-■■■■-■■■■
Mail:〇〇〇〇〇〇@〇〇〇.jp
URL:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
--------------------------------------------------------------

 

▼クラウドサーカス株式会社の事例

 

以下は、クラウドサーカス株式会社が実際に配信したことのある、潜在層向けの展示会お礼メールです。開封した来場者の興味関心をひくため、セミナーへの誘導の他に、同じ業界の企業の成功事例集を添付するといった工夫を施しています。またこのお礼メールは、印刷業界向けに本文を作成しており、送付先も印刷業界を指定し、セグメントをしています。

展示会お礼メールの例

 

 

お礼メールに設置するCTA

CTAは、Call To Action(コール トゥ アクション)の略で、日本語に訳すと「行動喚起」、 来場者を具体的な行動に誘導するための要素を指します。
展示会のお礼メールでは、打合せの打診や、ナーチャリングコンテンツとしてフォローアップセミナーへの申込みをアクションとして設定することが多いですが、企業によって様々なアクションがあります。
よくあるアクションをご紹介しますので参考にしてみてください。

 

お礼メールのアクションの種類

 

 

【参考】メール送信後の営業アプローチ

お礼メールを配信したら、アプローチを開始しましょう。メールにくわえて、電話でのアプローチも効果的です。電話での営業に慣れていない場合は、トークスクリプト(営業台本)を決めておきます。電話が上手な人や営業責任者と共に作成してください。

トークスクリプト例

簡単にお礼メール送信後のトークスクリプト例をご紹介します。ここにさらに自社用の肉付けをして、パターンを細分化し、どんな反応が来ても返せるような内容を作るのがおすすめです。

 

お礼メール送信後のトークスクリプト例

具体的な流れ

①挨拶と、当日を思い出せるような内容をつたえる

「お世話になっております。○○会社の○○です。先日○○展示会で名刺交換をさせて頂いた会社ですが、覚えていらっしゃいますでしょうか。」と話を切り出します。相手が覚えていない場合も多いので、その場合は「そうですよね!全然大丈夫です!」と軽く返し、改めて簡単に会社と製品の概要を伝えましょう。

 

②見込み度を確認した上で、打合せの打診

①の会話で商材への関心度や、見込み度を確認した上で、「ご案内していた商材が○○でして、当日あまり詳細にお伝えできなかったので、一度どんなことができるかご案内できればと思っております。来週の●日か●日でご都合いかがでしょうか?」と打合せの打診をしてみましょう。

 

▼打合せOKの場合

「ありがとうございます!最適なご提案がしたいので、少しこのお電話で○点だけお聞きしたいことがあるのですが、よろしいでしょうか?」と先方の状況や条件をヒアリングします。
最後は、打合せの日時や実施方法などを確認したうえで、「それでは、当日を楽しみにしております!」と印象良く終話しましょう。

 

▼NGの場合

日程調整にまで至らなかった場合は、簡単に資料送付やセミナー案内など、その他のアクションに誘導する案内をし、お礼を伝え終話します。
また、「サービスの詳細を知りたい」「資料だけほしい」「担当ではない」といった理由で補足を促されたり、断られたりする場合があります。このような返答が来た場合は、資料送付のご案内をしたり、担当者をご紹介頂けるか聞いたりと柔軟に対応しましょう。そして「口頭でも補足させて頂ければ」と会話につなげ、再度日程の打診も行います。

 

 

展示会フォローにMAツールを活用してみませんか

展示会から商談につなげるためには、顧客の興味関心に合わせたフォローとアプローチが欠かせません。そこで役立つのがMAツールです。MAツールは顧客の行動が可視化できるため、効率的で効果的なフォローが可能になります。

MAツールを導入することによるメリット

MAツールを利用すると、主に、以下のことがわかります。

  • メールを開封したかどうか
  • メール本文のどのサービスリンクをクリックしたか
  • メール開封後、Webサイトを訪れたか
  • Webサイトのどのページを何分閲覧したのか

顧客の行動が可視化できるため、どれだけ自社に興味があるのかが推測できるようになります。こういった顧客の行動ログデータをもとに顧客にあったアプローチが可能となります。
例えば、Webサイトの特定のページに何度も訪れていることがわかれば、そのページの情報を盛り込みご連絡をすることでアポイント率の向上が見込めます。このようにMAツールを利用することで、顧客にとって最適なタイミングで最適なアプローチを行うことができることがメリットです。

弊社は無料からご利用いただけるMAツール「BowNow」を提供しております。
3分で登録ができるフリーミアムプランもありますので、展示会お礼メールの効果を最大化させたい場合はぜひ、ご一考ください。

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