展示会案内メールの内容と例文、送付タイミングを徹底解説

より多くの来場者に、自社の商材をアピールする大切な機会となる展示会へと足を運んでもらうため、参加する企業は自社の出展を知らせる案内メール（案内状）を送ります。

来場者にとって適切な案内メール（案内状）を送付することで、来場者の増加が見込め、最終的には展示会における成果の最大化が期待できるでしょう。

より効果的な案内メール（案内状）を送付するためには、適切な内容且つタイミングを知っておく必要があります。本記事では、展示会の案内メール（案内状）を送付する目的などの基礎知識から、効率的に送付できる「MAツール」について、網羅的に解説しています。案内メール（案内状）の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

展示会の案内メール（案内状）を送付する目的

展示会の案内メール（案内状）を送付する目的は、1人でも多くの来場者に自社ブースへと足を運んでもらうことです。

来場者の多くはすでに目的があって展示会に訪れています。ブースに来てもらいたい取引先や見込み顧客には事前に展示会出展をお知らせし、集客に取り組むことが非常に重要です。

また、「案内メール（案内状）」と混同されやすい言葉に「招待メール（招待状）」がありますが、両者の意味は異なりますので、認識しておきましょう。

• 案内メール（案内状）：自社商材に興味がありそうな全ての顧客に送るもの
• 招待メール（招待状）：自社との関係が深い顧客に送るもの

 

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展示会の案内メール（案内状）を送付するメリット

基本的に複数の企業が出展する展示会において、来場者は限られた時間で効率よくブースを回る必要があります。

知名度の高い企業や目を引くブースに足を運ぶ傾向はあるものの、展示会の案内メールを事前に送付することで、自然と自社ブースに足を運んでもらいやすくなり、自社ブースへの集客向上につながるというメリットがあります。

また、元々自社商材に興味関心がある見込み顧客に案内メールを送付することで、成約へとつなげやすくなるという効果も期待できます。

 

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展示会の案内メール（案内状）に記載する内容8つ

では具体的に、どんなことを記載すればいいのでしょうか？展示会の案内メールに記載すべき8つの内容を以下に紹介します。

1. ①展示会日時
2. ②展示会会場の場所
3. ③自社の出展ブースの場所
4. ④展示会会場へのアクセス方法　
5. ⑤参加費用の有無
6. ⑥展示内容
7. ⑦出展ブース来場の特典
8. ⑧問い合わせ先

来場者が迷わないよう、自社の出展ブースの場所や最寄り駅から展示会場までのアクセス方法は、地図や画像を添えて記載すると良いでしょう。

また「⑦出展ブース来場の特典」を書くことで、来場者に「このブースに行きたい」と思ってもらいやすくなります。具体的な特典としては相談会や体験会の実施や、ノベルティの配布などがあります。

上記の内一つでも記載が漏れてしまうと、来場者に不便な思いをさせてしまう可能性があります。作成した後は情報が漏れなく記載されているか、必ず最終確認を行いましょう。

 

展示会の案内メール（案内状）を送付するタイミング

展示会の案内メールを送付するタイミングは、開催される2〜3週間前にしましょう。

例えば1週間前に送付してしまうとすでに先約がある可能性が高く、逆に数ヶ月前などの早いタイミングで送ると、スケジュールがわからず、来場を決めかねてしまいます。案内メールを送付するタイミングは参加率に大きく影響するため、非常に大切です。

開催日の2〜3週間前に送付するのがベストタイミングとされていますが、企業の代表や役員陣などの経営層は業務が忙しく、早くから予定が埋まる傾向にあるため、少しタイミングを早めて1ヵ月前に送付することをおすすめします。

 

展示会の案内メール（案内状）を送付する方法

展示会の案内メールは多くの顧客に告知するため、メルマガや手紙で送付するケースがほとんどです。

ただ、手紙を利用する場合は印刷代や郵便代などのコストがかかるため、メールでの送付が最も効率的といえます。もしくは、見込み顧客に対してはメルマガで一斉配信し、既存顧客に対しては手紙での案内状を送付するのも良いでしょう。

頻繁に取引がある企業や優良顧客には、手書きでの案内状を用意して特別感を演出するという方法もあります。営業担当が直接渡すのが理想的ですが、難しい場合は電話で郵送した旨を伝えることで、足を運んでもらう可能性は高まります。

 

展示会の案内メール（案内状）の例文

以下は、展示会の案内メールの例です。自社のブースに訪問してもらいやすくなるよう、出展の概要からブース訪問の特典まで、わかりやすく記載しましょう。

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件名：XX月XX日開催『(展示会名)』に「(製品名)」が出展いたします
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〇〇様

平素からお世話になっております。▲▲株式会社の□□でございます。 この度弊社は、XX月XX日より、(会場場所)にて開催されます『(展示会名)』に出展いたします。ブースでは、弊社の「(製品名)」のご紹介とデモを行う予定です。

お立ち寄りいただいた方には、展示会限定のノベルティとして●●●●●と、
(製品名)の導入事例集を無料プレゼントしております。
同僚や上長の方などもお誘いの上、この機会にぜひ足をお運びいただけますと幸いです。

▼出展概要
展示会名：(展示会名)
日時：XX月XX日
場所：(住所を記載）
アクセス：●●線●●●駅から徒歩●分）
ブース位置：(自社ブースの場所をわかりやすく記載。「出入口近く」や「●●企業の隣」など。)
参加費用：(無料か有料か記載)

それでは、〇〇様のご来場を心よりお待ちしております。

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▲▲株式会社
□□□□
mail：XXXXXXX＠XXX.jp
Tel：XX-XXXX-XXXX
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展示会の案内メール（案内状）を効率的に送付できる『MAツール』

展示会の案内メールの配信は、メール配信ツールやMAツールを活用した一斉配信が便利です。また、MAツールの場合、送信先の見込み顧客の行動（展示会案内メールの到達・開封・Webサイトの閲覧履歴など）もまとめて管理できるなど、便利な機能が揃っています。

 

MAツールとは

「顧客開拓におけるマーケティング活動を可視化し自動化する」ことをMA（マーケティングオートメーション）といい、それを実行してくれるソフトウェアを『MAツール（マーケティングオートメーションツール）』と呼びます。

 

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展示会案内メール（案内状）以外での活用方法

MAツールは、展示会の案内メール以外に、普段の顧客情報の管理や、展示会が終了した後にブース来場者に送付するお礼メールの配信といったことにも活用できます。ひとつひとつ、以下で見てみましょう。

 

顧客情報を一括管理

MAツールは、大量の顧客情報をデータで一括管理することができます。また、顧客の属性別などでデータをグループ分け（セグメント）することができ、顧客情報をわかりやすく管理することも可能です。

普段の活動で獲得した見込み顧客はもちろん、展示会ではブースに来てくれた多くの来場者と名刺交換をするので、その管理にも役立ちます。

 

展示会のお礼メールを送付できる

展示会で交換した名刺をデータ化し、そのリストに対してお礼メールを一括配信することができます。展示会は、「出展して終わり」ではなく、そこからいかに商談・成約に繋げていくかが最も重要になります。

営業担当者が、展示会で名刺交換した来場者にアプローチをはじめる前に、来場のお礼を1通メールで送っておくと、それをフックに営業担当者が電話口で会話をしやすくなったり、自社のことを思い出してもらいやすくなったりと、スムーズな展開を実現できます。

 

分析や個別フォローに活用できる

展示会の案内メールへの反応、お礼メールへの反応、展示会後の施策への反応といった情報は、すべてMAツール内で顧客情報と紐づけて管理することができます。顧客の動きをデータで把握することができ、そのデータをもとに展示会以降のフォローや改善に役立てることができます。

 

シンプルで使いやすいMAツール「BowNow」とは

展示会の業務で役に立つ『MAツール』について、簡単にご紹介しました。数あるMAツールのなかでも、はじめてMAツールを導入する際におすすめのツールをひとつご紹介します。『BowNow（バウナウ）』というツールです。

BowNowは、国内シェアNo.1※のMAツールで、2024年1月時点の導入社数は13,000社を超えています。運用体制が小規模である企業や、ツールに不慣れな企業でも安心して導入・運用できるよう、「リーズナブルな価格」と「シンプルな操作性」にこだわり、開発・提供されています。価格設定も無料で利用できるフリープランからあること、導入後に約3か月間の無料カスタマーサクセスサポートが受けられることも魅力の一つです。
※出典：株式会社DataSign「DataSign Webサービス調査レポート　2023.12」

 

 

まとめ

本記事では、展示会の案内メールに関する基本的な知識や、効率的に送付できるMAツールについて紹介しました。

展示会の集客施策は様々なものがありますが、案内メールの送付は多くの顧客にリーチできる重要な手法です。できるだけ簡潔、且つ来場者への特典がわかるような内容にすることでより多くの集客が見込め、展示会での成果獲得へとつながるでしょう。