インサイドセールスのメール戦略強化！6つのコツと役立つ文例集5選

インサイドセールスの役割は、見込み顧客（リード）と良好な関係を築き、購買意欲の高い見込み顧客との商談を取り付けることです。特にメールを活用した戦略は、効率的にリードを育成し、売上を向上させる鍵となります。しかし、適切なメールの作成や送信のタイミング、内容の工夫が求められるため、「どのような文章を送っていいかわからない」「メールの開封率が上がらない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

本記事では「インサイドセールスのメール戦略強化」をテーマに、具体的な6つのコツとすぐに使える文例集5選を紹介します。6つのコツと実際の文例集を参考にすることで、顧客の心を掴み、信頼関係を築くことができます。メール戦略を強化し、インサイドセールスの成功を目指しましょう。

 

インサイドセールスでメールを送信する目的

インサイドセールスとは、メールや電話、DMなどを用いて見込み顧客にアプローチし、非対面で営業活動を行う手法を指します。少人数でも効率的な営業活動を展開できることから、多くの企業で導入されています。

インサイドセールスでメールを送る理由は、以下のようなことを実施するためです。次章でそれぞれについて解説します。

 

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リードナーチャリング

見込み顧客（リード）の育成を指し、獲得した見込み顧客の購買意欲を高めて商談・受注に結びつけるマーケティング活動のことです。具体的には、見込み顧客の知識を深めるためにセミナーの開催や、定期的にメールマガジンを送付して、自社製品・サービスのPRするなど、さまざまな方法があります。

リードナーチャリングの目的は、購買意欲の醸成です。Webサイトや展示会、セミナーなどで獲得した見込み顧客の多くは「まだ自社を知ったばかりで、実際に商品・サービスを購入する段階に至っていない」ことがほとんどです。このようなリードに対して営業活動を行っても、受注確度は低く、営業リソースを無駄にしてしまう可能性があります。

メールなどで継続的なコミュニケーションを取ることで、見込み顧客との信頼関係を構築でき、商談や受注といった次のステップに進められます。BtoB企業はBtoCと異なり、購買プロセスが長期化する傾向にあります。定期的なフォローが行われないと、見込み顧客が検討を止めてしまったり、他社へ流れてしまいます。BtoBマーケティングで確度の高い商談を創出するためにもリードナーチャリングは欠かせない要素のひとつです。

 

関連記事：リードナーチャリングとは？成果につながる7ステップと事例解説

 

リードクオリフィケーション

リードクオリフィケーションは、リードナーチャリングで育てた見込み顧客の中から受注確度の高いリードを選別し、営業部門へと引き渡すプロセスを指します。

リードクオリフィケーションは、マーケティングプロセスにおいて重要な役割を果たします。なぜならば受注確度の高いホットリードのみに営業リソースを集中できるため、営業活動の効率化が図れるからです。また、見込み顧客の購買意欲が、最も高いタイミングで営業提案を行うことで、成約や受注にもつながりやすくなります。

営業部門が求めるのは、自社に興味関心を持ち、購買意欲の高い見込み顧客です。購買意欲が低い見込み顧客に対して営業アプローチを行っても、受注につながる可能性は低く、無駄な訪問になってしまいます。一方見込み顧客にとっても「製品やサービスの押し売りをされた」と判断され、マイナスのイメージを与えてしまいます。このように確度の低い段階でのアプローチは双方ともにデメリットしかありません。購買意欲の高いリードのみを選別し、営業部門に引き渡す役割を持つリードクオリフィケーションは欠かせない業務といえるでしょう。

 

関連記事：リードクオリフィケーションとは？成果に繋がる方法・MA担当300人が答えた実情

 

アップセル・クロスセル

アップセルとは、現在製品やサービスの導入を検討している顧客に対し、さらに上位の製品やプランを提案し、顧客単価の向上を目指す手法です。たとえば10万円のパソコンを購入しようとしている顧客がいた場合、より多機能で高性能な15万円の上位モデルを勧め、購入へとつなげます。

クロスセルは、顧客が購入しようとしている製品やサービスに関連する別の商品を提案することです。一例としては、10万円のノートパソコンを購入しようとしている顧客に対して、マウスやキーボード、収納バッグなどの関連アクセサリーを提案し、顧客単価向上を狙います。

インサイドセールスにおいてアップセルとクロスセルを行う目的は、売上の増加と顧客満足度の向上です。両方の施策を適切なタイミングで実施することで、既存の顧客基盤を活用して売上を増やすことができます。顧客のニーズに合った提案をすることで、「この製品・サービスが欲しかった」という顧客満足度を高められます。

 

インサイドセールスでメールを送信する際のポイント4つ

インサイドセールスでメールを送る際には、以下の4つのポイントを意識しましょう。

インサイドセールスが担当する領域を事前に確認しておく

インサイドセールスは特定の業界や顧客を担当します。事前に自分の担当エリアをしっかり確認し、担当領域に関する情報収集をしておきましょう。顧客とのコミュニケーションをスムーズに進められます。

顧客をいくつかのセグメントで分け、ニーズを深堀りする

メール配信をする際は、顧客全員に同じメールを送る一斉メールではなく、セグメント配信を活用しましょう。セグメント配信とはメールマーケティングの手法のひとつで、顧客を属性や行動履歴などの条件で分類（セグメント化）し、各セグメントに合わせた内容のメールを配信することです。たとえば、東京都で製造業の企業向けにイベントを実施する場合、「企業所在地：東京都」「業種：製造業」と条件を絞り込めば、該当する顧客だけにメール配信を行えます。

また購買履歴や行動データから、各セグメントの関心や嗜好を分析し、ニーズを詳細に把握することで、セグメントごとに的確な商品やサービス、キャンペーンの提案も可能です。結果、顧客満足度が高まり、売上アップや顧客ロイヤリティの向上が期待できます。

セグメント配信は、一人ひとりに合わせたきめ細かい対応を可能にする優れた手法です。顧客ニーズにフォーカスし、戦略的に活用していきましょう。

 

KPIを設定し、定期的に達成進捗を確認する

セグメント配信に続いて重要なのがKPIの設定です。KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。組織や個人が設定する目標を達成するための中間指標を意味し、KPIによって目標達成に向けた進捗状況を数値化して測定・評価することができます。メール配信におけるKPIは、開封率やクリック率、商談獲得数などがあてはまります。

メール配信はただ送っただけでは成果は得られません。データ分析や改善を繰り返すことで、初めて成果を手に入れられます。メールの効果を最大化するためにも、KPIを設定し定期的に達成状況を確認しましょう。下記の関連記事では、インサイドセールスにおけるKPIの重要性や設定手順を詳しく解説しています。

 

関連記事：インサイドセールスのKPIとは？代表的なKPIと設定手順解説

 

MAツールで見込み顧客とのタッチポイントを管理する

メール配信においてMA（マーケティングオートメーション）ツールを活用するのも効果的です。MAツールには、見込み顧客の行動履歴（Webサイトの訪問、資料のダウンロードなど)を一元的に記録・管理する機能があり、顧客がどの情報に関心を持っているのかを把握し、適切なタイミングでフォローアップできます。

たとえば商材の概要資料がダウンロードされた場合、ダウンロード通知がマーケティング・営業部門に送られ、検討度の高い見込み顧客の取りこぼしを防げます。

インターネットの普及やデジタル化の発達により、顧客とのタッチポイント（顧客接点）は複雑化しています。「いつ、どこで、誰が、誰とどんな接点を持ったか」を情報としてMAツールに蓄積することで、より顧客に対する深い分析やアプローチが可能になります。

 

関連記事：MAツールとは？基礎知識から機能・事例までわかりやすく解説

 

インサイドセールスのメールを作成・配信する際のコツ6つ

ここからはインサイドセールスのメールを作成・配信を行ううえで意識したい6つのコツをご紹介します。

 

1. 到達率にヒットする改善点

メール配信における到達率とは、送信したメールのうち、受信者のメールサーバーに正常に受け入れられた割合のことです。 配信成功率＝配信に失敗しなかった率ともいえます。メール到達率の平均値は、一般的に90～95％と言われており、平均値を下回ってしまうと思うような成果を得られないことがあります。メール配信を成功させるためにも、到達率は常に確認し、数値が下がっている場合は改善するようにしましょう。

 

リスト精査で迷惑メール率を下げる

メールの到達率の改善に効果的なのが、リストの精査です。無効なメールアドレスにメールを送り続けることは、エラー率やスパムトラップのリスクなどの観点から望ましくありません。定期的に古いアドレスや誤ったアドレスがないかを精査し、無効なアドレスは削除するように心がけましょう。リストを定期的に見直し最適化を図ることで、到達率の改善が見込めます。

 

2. 開封率とクリック率にヒットする改善点

開封率とクリック率の改善もメール配信の成功に欠かせない重要な要素です。この2つの要素を改善したい場合には、以下のポイントを意識したうえで取り組みましょう。

 

過去に開封率の高かった曜日や時間帯に配信する

メルマガの開封率やクリック率を上げるには、配信する曜日や時間帯にも気を配る必要があります。たとえばBtoB企業をターゲットしているのであれば、出社直後の8時半～10時、あるいはお昼休憩前の11時半～12時半頃、会議や出先から戻ってくる16時～17時頃に送るのが良いとされています。

基本的にメールは営業時間内に送るように注意し、深夜などに送るのは控えましょう。非常識な印象を与えてしまい、相手との関係性に影響を与える恐れがあります。開封率の高い曜日や時間に定期的に送ることで、読み手の読む習慣がルーティン化されやすくなり、必然的にクリック率や開封率も上昇します。

 

件名でメリットをわかりやすく訴求する

メールを作成するうえで、最もこだわりたいものの一つが件名（タイトル）です。メルマガの件名は読者がメルマガを開くかどうかを決定する最初の要素となります。 タイトルが魅力的であれば、受信者がメルマガを開く可能性が高まります。そのため、思わずクリックしたくなるような件名を考えましょう。

メルマガは内容がどんなに素晴らしくても、開封してもらえなければ意味がありません。読者にとって役立つ情報やベネフィット（利益）を全面に押し出し、興味・関心を惹くことが大切です。

件名は20字程度までにし、読み手に「これを読まないと損をする」と開封へと駆り立てるようなワードをチョイスしましょう。記号を使ってインパクトを出したり、思わず興味の引かれるようなフレーズ（新着、限定、無料）などを使用すると、読者の関心を引くことができます。

 

送信元・宛名・本文に「個人名」を使う

メルマガの宛名・本文に個人名を入れるのも有効です。メールに個人名が入っていると、開封率やクリック率が飛躍的に向上します。心理学的にも、人が心地よく感じる瞬間の一つに、「自分の名前を呼んでもらいながら、相手と会話をしてもらえること」があるといわれています。メルマガでも同様に、個人名を使うことで読者に親近感を抱いてもらえます。

送信元に関しても個人名を入れると効果的です。個人名があることで、読者に「以前会ったことがある人だ」「メールマガジンを申し込んだ会社」と安心感を与え、開封してもらえる可能性が高くなります。

実際に、ユミルリンク株式会社の調査によると、送信元を汎用的なもの（info）と個人名の2パターンに分けて送った個人名のほうが開封率・クリック率ともにアップした結果となりました。送信元を個人名や個人アドレスに変えることで一定の成果があることが見受けられます。

クラウドサーカスが提供するMAツール「BowNow」には、メルマガ配信機能が実装されており、メルマガに宛名を差し込む機能を搭載しています。よりクリック率・開封率を上げたいのであれば、メール配信システムやMAツールを導入し、効率化を図るのも手段のひとつです。

 

本文は「導入で結論」＋「内容は簡潔に」

本文を書く際は、「導入で結論」＋「内容は簡潔に」を意識しましょう。読者の関心を引き付けるためにも、まず最初に伝えたいメッセージを明示することが大切です。結論を最初に書くことで、メルマガの概要やテーマがひと目で把握でき、最後まで読み進めてもらえるようになります。

本文内容は、必要最小限の情報に絞って簡潔に書くことをおすすめします。長々と書いてしまうと伝えたい内容がぼやけてしまい、読者の集中力が途切れてしまいます。段落の長さを揃えたり、箇条書きを適宜使うなどして、要点をわかりやすく伝えることを心がけましょう。

 

HTMLで画像などを差込み、視覚的なわかりやすさを演出する

開封率・クリック率を高めるには、視覚的なわかりやすさも積極的に取り入れましょう。HTMLを用いて画像を挿入することで、文章だけでは伝わりづらい情報を、画像で表現することが可能です。たとえばメルマガに製品の画像やイベントの様子の画像を盛り込むことにより、読者に利用シーンやイベント開催時の様子が伝わり、興味関心を持たれやすくなります。

画像以外にも資料請求や問い合わせといったコンバージョンを促すリンクボタンを画像に置き換えることで、ボタンが目立ちやすくなり、「ついクリックしてしまう」効果が期待できます。

 

関連記事：HTMLメールの作り方|初心者でもメルマガを簡単に作れる方法解説

 

関連記事：読まれるメルマガの書き方を徹底解説！例文やポイント、フレームワークなどを網羅した完全ガイド

 

インサイドセールスのメール文例集5選

最後にインサイドセールスのメール文例集を、以下の5つの場面ごとに紹介します。メールの作成時にぜひ参考にしてください。

・資料請求のお礼
・情報提供
・商談打診
・セミナー参加後
・展示会参加後

資料請求のお礼

以下は、製品やサービスに関する資料請求をしてくださった顧客へのお礼メールの例です。

 

情報提供

以下は、以前獲得したリードに対して、情報提供・関係構築のメールを送る際の文面の例です。

 

商談打診

見込み顧客（ホットリード）に対して、商談を打診する際のメールの文面の例です。

 

セミナー参加後

セミナーの参加者に対して、開催後に送付するメールの文章例です。

 

展示会参加後

出展した展示会で名刺交換した顧客への、来場お礼メールの文章例です。

 

インサイドセールスの成果を最大化させる！シンプルで使いやすいMAツール『BowNow』

インサイドセールスの成果を高めるには、効率的なリード管理と育成が欠かせません。しかしすべてのリードに人力で対応するのは限界があります。ここまでご紹介したメールも、ひとつひとつインサイドセールスから送っていたら、膨大な時間がかかってしまいます。

そんなときに役立つのがMAツールです。MAツールを併用することで、リードの獲得から育成・選別まで、一連のプロセスを効率的に実行できるため、インサイドセールスの成果を飛躍的に向上させることが可能です。先ほどご紹介したようなメールも、メルマガ配信機能を活用すれば、条件に合致する顧客に対して、まとめて効率良く配信することができます。

 

関連記事：インサイドセールスにはMAが必須！機能や活用方法、注意点などをわかりやすく徹底解説

 

クラウドサーカスが提供するMAツール『BowNow』は、どんな企業でも始めやすく「使いこなせる」MAツールとして設計されています。専門知識がなくても、直感操作で簡単に利用できるのが特徴です。全国14,000社以上に導入されており、国内のMAツールのシェアNo.1を誇ります。

また、導入から運用までのサポートも手厚く、BtoBマーケティングに精通した専任の担当者による伴走支援を受けることができます。マーケティングが初めての企業でも、安心して取り組める『BowNow』を活用して、成果の最大化を目指しましょう。※出典：株式会社DataSign「DataSign Webサービス調査レポート　2024.6」

詳しくはこちら：MAツール『BowNow』とは

 

まとめ

本記事では「インサイドセールスのメール戦略強化」をテーマに、具体的な6つのコツとすぐに使える文例集5選を解説しました。見込み顧客と定期的なコミュニケーションを図れるメール配信は、成果を高める重要な施策のひとつです。メール戦略を強化し、見込み顧客との関係性強化を図りましょう。